全宗卷fonds descriptive file,由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷,是管理全宗檔案的重要工具。
1 綜合全宗卷
綜合全宗卷synthesize fonds descriptive file ,由記錄和說明多個全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的綜合性文件材料組成的專門案卷,是管理館(室)藏檔案的重要工具。
2 全宗屬類 全宗屬類 fonds category,館藏量較大的檔案館,根據(jù)館藏全宗的歷史時期、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、機(jī)構(gòu)級別等特征,對全宗進(jìn)行的屬性分類。檔案館通常對全宗屬類賦予特定的標(biāo)識,作為全宗編號的屬性代碼。 3 全宗卷編制原則 1.檔案館(室)應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷,收集、保管在檔案管理過程中以單個全宗為對象形成的相關(guān)文件材料。 2.全宗卷中收集的文件材料應(yīng)做到齊全、完整、真實(shí),力求全面反映全宗及其管理的歷史面貌。 3.全宗卷的整理應(yīng)做到分類合理、方法科學(xué)、格式規(guī)范。 4.綜合全宗卷可以按館(室)藏、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗進(jìn)行編制,收集、保管在檔案管理過程中以館(室)藏、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗等多個全宗為對象形成的相關(guān)文件材料。 4 全宗卷內(nèi)容構(gòu)成 1. 全宗(館藏)介紹類:全宗指南(全宗介紹)、大事記等說明全宗背景和檔案狀況的文件材料。 2. 檔案收集類:檔案接收和征集工作的辦法、標(biāo)準(zhǔn),檔案(資料)交接文據(jù)及相關(guān)目錄,檔案來源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過程說明材料等。 3. 檔案整理類:文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定,檔案整理工作方案、整理工作說明和小結(jié)等。 4. 檔案鑒定類:檔案保管期限鑒定、檔案開放鑒定、檔案分級鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定等鑒定工作的制度、組織、方案和標(biāo)準(zhǔn),鑒定工作形成的報告、請示及批復(fù),鑒定及銷毀處置檔案的目錄(清冊)等。 5. 檔案保管類:檔案保管工作制度,檔案安全檢查、檔案破損情況調(diào)查與修復(fù)(搶救)、重點(diǎn)檔案保護(hù)、珍貴檔案仿真復(fù)制件制作等工作的記錄和說明材料,檔案保管狀況分析和工作總結(jié)、報告等。 6. 檔案統(tǒng)計類:檔案基礎(chǔ)統(tǒng)計臺賬,檔案工作基本情況統(tǒng)計報表,檔案工作統(tǒng)計分析材料等。 7. 檔案利用類:檔案利用制度,檢索工具編制情況,檔案開放與控制情況,檔案編研與出版情況,檔案展覽與公布情況,珍貴檔案介紹,檔案利用效果典型事例等。 8. 新技術(shù)應(yīng)用類:應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的情況記錄、工作報告及說明材料,檔案信息化和數(shù)字化工作情況,電子檔案(文件)創(chuàng)建和應(yīng)用環(huán)境(硬件和軟件)及數(shù)據(jù)格式說明等。 9. 綜合全宗卷:管理館藏、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗的綜合性業(yè)務(wù)工作規(guī)范和管理制度,1—8中涉及多個全宗的文件材料。
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