未經(jīng)整理的人事檔案材料處于孤立、雜亂、無(wú)序的自然狀態(tài)，只有經(jīng)過(guò)整理,化零散為系統(tǒng)，化無(wú)序?yàn)橛行?，以個(gè)人為單位構(gòu)成一個(gè)有機(jī)體，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案的條理化和系統(tǒng)化，才能清晰地反映一個(gè)人的經(jīng)歷及德能勤績(jī)等各方面的情況。

2.維護(hù)人事檔案齊全完整的手段

經(jīng)過(guò)整理，將一個(gè)人的檔案材料裝訂（或裝袋）在一起，可以避免檔案材料的散落丟失維護(hù)人事檔案的齊全完整。查閱和轉(zhuǎn)遞人事檔案是經(jīng)常性的，有時(shí)甚至是大量的工作，如果沒(méi)有經(jīng)過(guò)整理，單份的、散亂的檔案材料很容易在查閱或轉(zhuǎn)遞過(guò)程中放混錯(cuò)裝或丟失。

3.為人事檔案的利用提供便利條件

經(jīng)過(guò)整理，人事檔案材料被分門(mén)別類(lèi)地組合在一起，排列在固定的位置上，這樣可以使利用者在閱檔時(shí)有規(guī)律可循，俯拾即得。整理工作為人事檔案的利用提供了便利條件，節(jié)省了查找的時(shí)間和精力，提高了工作效率。

4.有利于人事檔案的保管和保護(hù)

如果未經(jīng)整理，材料雜亂無(wú)序、目錄不清，利用時(shí)不得不將所有材料一一找出來(lái)，從頭到尾搜一遍，這樣不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且加劇了材料的磨損。多次的存放取出，未經(jīng)任何技術(shù)加工，可能使檔案材料被撕破或折角，通過(guò)整理可以減輕或避免上述現(xiàn)象的發(fā)生。因此，整理工作有利于人事檔案的保管和保護(hù)。

整理工作既是人事檔案管理的基礎(chǔ)工作，又是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作。人事檔案的整理不同于文書(shū)檔案的整理。文書(shū)檔案只要分類(lèi)、組卷、編目后就固定下來(lái)了，不允許輕易打亂重整。而人事檔案整理后不能一成不變。人事檔案具有動(dòng)態(tài)性，隨著個(gè)人經(jīng)歷的變化，人事檔案材料也會(huì)不斷變化，當(dāng)這種變化達(dá)到一定程度時(shí)，已建立的人事檔案由于補(bǔ)充新材料就需要重新整理。檔案部門(mén)對(duì)人事檔案的整理按工作范圍分為以下三種類(lèi)型：

按照《干部檔案整理工作細(xì)則》（組通字【1991】11號(hào)）規(guī)定，干部檔案整理工作的基本要求有以下幾個(gè)方面：

第一，整理干部檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過(guò)整理，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。

第二，整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。

第三，整理干部檔案的人員，必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

以上要求不僅是對(duì)干部檔案整理工作的基本要求，也對(duì)人事檔案整理工作具有重要的指導(dǎo)意義。

1.人事檔案整理應(yīng)使每個(gè)相對(duì)人的檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用

（1）所謂完整，是指將一個(gè)人的材料全部集中在一起。每份檔案內(nèi)容完整、時(shí)間來(lái)源清楚、有頭有尾、不缺張少頁(yè)、手續(xù)完備，如果是系列材料，保持檔案系列的完整。沒(méi)有空白和斷檔現(xiàn)象，才能全面歷史地反映一個(gè)人的德能勤績(jī)和經(jīng)歷的來(lái)龍去脈。

（2）所謂真實(shí)，是指檔案材料的內(nèi)容符合本人的實(shí)際情況，是經(jīng)過(guò)組織審查認(rèn)可歸檔的材料。凡屬于污蔑不實(shí)的冤假錯(cuò)案材料，似是而非、未經(jīng)査實(shí)的材料，張冠李戴、錯(cuò)裝錯(cuò)放的材料，涂抹勾畫(huà)甚至偽造的材料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，都應(yīng)從人事檔案中剔除出去，使整理后的人事檔案能夠真實(shí)客觀地反映一個(gè)人的本來(lái)面目。

（3）所謂條理，就是按照有關(guān)規(guī)定將人事檔案材料分門(mén)別類(lèi)、有序排列，并編制目錄，使人事檔案材料層次分明、有條不紊、并然有序。

（4）所謂精煉，就是在完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上去粗取精，清理出重復(fù)的材料、“一事多證、人多證”的材料、不屬于人事檔案的材料、喪失保存價(jià)值的材料，使人事檔案的內(nèi)容集中、簡(jiǎn)潔、精干。

（5）所謂實(shí)用，就是人事檔案的整理要以方便利用為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)檔案內(nèi)容的分類(lèi)、排列和技術(shù)加工等都要以便于各項(xiàng)工作的開(kāi)展為原則。

完整是基礎(chǔ)，真實(shí)是核心，條理是方向，精煉是手段，實(shí)用是目的，以上五個(gè)方面是相輔相成的，不能只強(qiáng)調(diào)一個(gè)方面，而忽視其他方面。

2.人事檔案的整理體系應(yīng)分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊

（1）分類(lèi)準(zhǔn)確。分類(lèi)在整理工作中占有十分重要的地位，分類(lèi)是否準(zhǔn)確，不僅直接影響整理工作的質(zhì)量，而且影響利用工作的進(jìn)行。分類(lèi)準(zhǔn)確是整理工作中的最基本要求，如果做不到分類(lèi)準(zhǔn)確，整理工作也就失去了意義。

（2）編排有序。在分類(lèi)的基礎(chǔ)上，根據(jù)不同類(lèi)別材料的具體情況和實(shí)際需要，采用科學(xué)的排列順序，使檔案材料在排列上有規(guī)律可循，從而達(dá)到便于利用的目的。

（3）目錄清楚。每份經(jīng)過(guò)整理的人事檔案都應(yīng)編寫(xiě)目錄。目錄登記要字跡工整、項(xiàng)目齊全、內(nèi)容規(guī)范、材料形成時(shí)間填寫(xiě)無(wú)誤、材料份數(shù)與頁(yè)碼計(jì)算準(zhǔn)確，目錄登記情況與實(shí)際檔案材料完全相符，目錄本身無(wú)粘貼、涂改勾畫(huà)和錯(cuò)別字。

（4）裝訂整齊。為了固定檔案材料的分類(lèi)和排列順序，保護(hù)檔案材料，整理后的檔案要加封面和裝訂成冊(cè)，達(dá)到表面平整、無(wú)脫頁(yè)漏裝、無(wú)損壞文字、材料整齊、外觀潔凈。