城建檔案的分類

城建檔案的分類，就是把一個單位或一個項目的全部檔案，按其來源、時間、內(nèi)容和形式的不同，分成若干層次和類別，使之構成一套有機的體系

一

城建檔案分類的意義

檔案的分類，對于整個檔案整理工作的組織和質(zhì)量以及日常的檔案管理，都有重要意義。首先，檔案不進行分類，顯然仍是一堆雜亂無章的材料。只有對檔案進行科學合理的分類，才能揭示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，才能使這些檔案材料成為一個有機整體，便于系統(tǒng)地提供利用。其次，檔案不分類，立卷、排列、編目等工作就難以進行。只有經(jīng)過一定的分類，其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手進行和逐步深入。 

二城建檔案分類的原則 

（1）符合城建檔案形成單位及其專業(yè)活動的性質(zhì)和特點。 

（2）根據(jù)文件材料的內(nèi)容，選擇和運用適當?shù)姆诸惙椒ā?nbsp;

（3）遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料的有機聯(lián)系。 

三城建檔案分類的要求

1.檔案類目和檔案材料的劃分應該具有客觀 性 

城建檔案是城市建設各類活動的產(chǎn)物，有其自身的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，我們應該按照不同項目、不同專業(yè)檔案的情況，科學地選擇分類方法，合理地設置類目，準確地劃分歸類，客觀地反映檔案形成單位活動的面貌。 

2.檔案分類體系應該具有邏輯性 

檔案分類體系的構成應該力求嚴密，必須遵循每次分類按照同一標準進行、子類外延之和等于母類外延、子類相互排斥等邏輯規(guī)則，尤其需要注意分類標準的一致性和類別體系中縱橫關系的明確性。

3.檔案的分類應該注重實用性 

在選擇分類方法時，必須注重實用，尤其要考慮，檔案的分類必須便于保管，便于檢索和利用。

四城建檔案分類大綱和分類方案的編制

城建檔案分類大綱是依據(jù)城建檔案分類原則編制的對城建檔案進行科學分類的依據(jù)性文件。1984年城鄉(xiāng)建設環(huán)境保護部辦公廳首次制定印發(fā)《城市建設檔案分類大綱》（以下簡稱《分類大綱》），用于指導各地城建檔案分類方案的編制。1993年國家建設部辦公廳對原《分類大綱》進行修訂，并印發(fā)了《城市建設檔案分類大綱（修訂稿）》（以下簡稱《分類大綱（修訂稿）》），于1994年開始實行。城建檔案館（室）應根據(jù)全國統(tǒng)一的《分類大綱（修訂稿）》，結合本館（室）的具體情況，編制科學的、切實可行的城建檔案分類方案。城建檔案分類方案不僅對指導城建檔案分類工作具有實質(zhì)性幫助，還可以借助它了解館藏檔案的內(nèi)部結構和組織體系，便于對館藏檔案的利用和管理。因此，編制城建檔案分類方案是城建檔案分類工作的一項重要內(nèi)容，也是城建檔案業(yè)務建設的必要措施。 

根據(jù)城建檔案的特點、范圍和形成過程等情況，《分類大綱（修訂稿）》的編制可分兩步進行。第一步可以根據(jù)城建檔案的內(nèi)容、形式特點等，將其劃分為若干大類；第二步將每個大類的城建檔案分成若干屬類，在每個屬類下再分成若干小類。

五檔案編號舉例 

檔案編號。 

A        3        2  ……   8    8

六城建檔案分類的一般方法

在實際的分類過程中，可以根據(jù)檔案的屬性和特點、檔案的社會利用需要等方面的因素，確定所采用的分類標準及其運用的先后次序。分類方法一般有以下幾種。

1.年度分類法 

年度分類法是檔案分類時經(jīng)常采用的分類方法。按照文件的形成年度進行分類。主要是業(yè)務管理類檔案，如建設工程規(guī)劃許可證、建設工程施工許可證、竣工備案等項目審批檔案。 

2.來源分類法 

來源分類法是按照文件的產(chǎn)生形成單位來分類。如按建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、管理部門等分類。 

3.專業(yè)分類法 

專業(yè)分類法是根據(jù)城建檔案內(nèi)容所反映的不同專業(yè)性質(zhì)來分類。如按非工程檔案分為城市勘測、城市規(guī)劃、城市建設管理、環(huán)境保護等大類，在屬類和小類的劃分中也可以根據(jù)檔案的實際情況按專業(yè)設類。如建筑檔案按工業(yè)建筑、民用建筑分類。按專業(yè)分類，能將同一專業(yè)性質(zhì)的檔案集中在一起，便于查找利用。

4.載體分類法

載體分類法是按照文件的載體介質(zhì)形式、記錄方式來分類。如按照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等非一般傳統(tǒng)載體，這種分類有利于按載體的不同性質(zhì)，便于科學保管。

5.工程（項目）分類法

工程（項目）分類法是按建設工程項目的每個單項工程來進行分類。如一個學校的教學樓、實驗樓、辦公樓、體育館、圖書館等。

6.程序分類法

程序分類法是按工程準備（又分立項、用地拆遷、勘察設計、招投標、開工審批）、施工建設、竣工驗收等工程建設程序分類。 

7.問題分類法

問題分類法是按文件的主題內(nèi)容進行分類， 如建設用地審批、拆遷許可、工程竣工備案房屋權屬登記等。

8.權屬分類法 

權屬分類法就是按照檔案所闡述對象的權屬進行分類。這種分類法一般適用于產(chǎn)權產(chǎn)籍管理、土地管理等檔案的分類。

上述分類方法在實際應用時，應根據(jù)具體情況并結合其他特征綜合運用。當文件材料較多時，應將年度、來源、專業(yè)、工程（項目）、程序等分類方法結合運用?？蓪⒛甓取I(yè)、工程相結合，形成“年度—專業(yè)—工程（項目）”分類法，也可將工程（項目）、程序、專業(yè)相結合，形成“工程（項目）—程序—專業(yè)”分類法。

業(yè)務管理檔案宜采用“年度—專業(yè)—工程 （項目）”分類法，或“年度—工程（項目）”、“年度—問題”分類法。

建設工程檔案宜采用“工程（項目）—程序 —專業(yè)”分類法。