企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南

( 檔辦發(fā)[2017] 2 號 )

說  明 

    為加強對企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)工作的指導(dǎo),規(guī)范企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)工作,國家檔案 局組織編制了本指南。 
    本指南適用于各企業(yè)開展數(shù)字檔案館(室)建設(shè)工作。 
    除非特別說明,本指南所用術(shù)語均引自《電子檔 案管理基本術(shù)語》(DA/T58-2014)。
    本指南由國家檔案局提出并歸口。 
    本指南起草單位:國家檔案局經(jīng)濟(jì)科技檔案業(yè)務(wù) 指導(dǎo)司。
    本指南主要起草人:付華、王雁賓、姜延溪、察 盈芳、張晶晶、態(tài)偉、孫曉光、周喜、皮楠、環(huán)紅。
    企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的真實記錄,是企業(yè)有形資產(chǎn)的憑證和無形資產(chǎn)的組成要素企業(yè)檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)性工作,在保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動持續(xù)開展、資產(chǎn)保值增值和記錄企業(yè)歷史等方面具有重要地位和作用。
    隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用,建設(shè)數(shù)字檔案館(室)已成為企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。建設(shè)符合國家、社會和企業(yè)信息化發(fā)展要求的企業(yè)數(shù)字檔案館(室),有利于整合企業(yè)信息資源,增強檔案信息管理與服務(wù)能力,提高企業(yè)管理水平。

1 概念與基本特征 

1.1 概念 

本指南所稱的企業(yè)數(shù)字檔案館(室),是指企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程,對本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行收集、整理、保存,并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺。 

1.2 基本特征 

與企業(yè)傳統(tǒng)檔案館(室)相比,企業(yè)數(shù)字檔案館 (室)具有以下特征:

1) 檔案資源數(shù)字化 

通過對企業(yè)各類信息系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔和對紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,以數(shù)字形式存儲各種檔案信息。

2)檔案管理信息化 

企業(yè)數(shù)字檔案館(室)將檔案管理業(yè)務(wù)流程固化在電子檔案管理系統(tǒng)中,實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的自動化管理,檔案的收、管、存、用通過信息技術(shù)手段來實現(xiàn)。

3)檔案服務(wù)知識化 

企業(yè)數(shù)字檔案館(室)利用知識管理、大數(shù)據(jù)等理念和技術(shù),創(chuàng)新檔案利用方式和方法,對檔案信息進(jìn)行深層次加工和知識化組織,以檔案利用需求為導(dǎo)向,有針對性地主動為企業(yè)提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務(wù)。

2 建設(shè)目標(biāo)與原則 

2.1 建設(shè)目標(biāo) 

通過企業(yè)數(shù)字檔案館(室)的建設(shè),實現(xiàn)企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展,全面提升檔案管理、開發(fā)共享服務(wù)能力,促進(jìn)企業(yè)提高管理水平,増強核心競爭力,為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐。

2.2 建設(shè)原則

企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)應(yīng)堅持以下原則：

1) 統(tǒng)籌規(guī)劃,分步實施 

企業(yè)應(yīng)將數(shù)字檔案館(室)建設(shè)納入企業(yè)信息化  建設(shè)規(guī)劃,做到同步規(guī)劃;建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館(室)應(yīng)做好總體槊構(gòu)、技術(shù)方案的規(guī)劃,系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)考慮可擴(kuò)展性和兼容性;應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有條件有計劃、有步驟地建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館(室),充分保證每一階段工作目標(biāo)的實現(xiàn)。建設(shè)過程中檔案部門要與企業(yè)信息化部門、業(yè)務(wù)部門、保密部門等協(xié)同工作。

2) 需求導(dǎo)向,利用優(yōu)先 

企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)應(yīng)圍繞企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等企業(yè)中心工作,優(yōu)先建設(shè)重要檔案資源。檔案資源數(shù)字化應(yīng)以需求為導(dǎo)向,對利用頻繁、形成年代相對較早、價值珍貴的檔案應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)應(yīng)有利于檔案信息資源的共享利用,電子檔案、檔案數(shù)字化復(fù)制件存儲格式的選取應(yīng)符合長期保存需要,便于利用,電子檔案管理系統(tǒng)功能實現(xiàn)、界面等應(yīng)盡可能符合用戶操作習(xí)慣。 

3) 安全保密,合法合規(guī) 

企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,建立健全安全保密管理制度,確保檔案信息安全。應(yīng)按照安全保密要求開展電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計、實施、運行和維護(hù)。

3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 

企業(yè)數(shù)字檔案館(室)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)充分考慮檔案信息安全、保密的需要,盡量選擇技術(shù)上自主可控的設(shè)施設(shè)備。 

3.1 機房建設(shè) 

機房建設(shè)應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館(室)運行需求和機房建設(shè)基本要求,充分利用企業(yè)現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)條件,通過改造、添置設(shè)備等方式,建設(shè)滿足數(shù)字檔案館(室)運行要求的機房;涉密機房建設(shè)應(yīng)符合國家 有關(guān)保密規(guī)定。 

3.2 網(wǎng)絡(luò)設(shè)施 

企業(yè)數(shù)字檔案館(室)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)接入企業(yè)網(wǎng),并與互聯(lián)網(wǎng)隔離,管理涉密檔案的數(shù)字檔案館(室)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。也可以建立企業(yè)檔案部門局域網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)應(yīng)考慮電子文件收集、歸檔和電子檔案管理、利用需要,網(wǎng)絡(luò)帶寬等性能應(yīng)能適應(yīng)圖像音頻、視頻等各類數(shù)據(jù)的傳輸要求。

3.3 硬件設(shè)備 

根據(jù)電子檔案管理系統(tǒng)及基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)部署和高效穩(wěn)定運行需求配備服務(wù)器。根據(jù)科學(xué)、可行的存儲備份策略,配備穩(wěn)定與適當(dāng)冗余的數(shù)據(jù)存儲備份設(shè)備。配備滿足工作需要的計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機、打印機以及刻錄機、移動存儲介質(zhì)等設(shè)備。 

3.4 基礎(chǔ)軟件 

應(yīng)結(jié)合企業(yè)信息化的現(xiàn)狀,在統(tǒng)籌利用企業(yè)業(yè)已運行的基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,結(jié)合企業(yè)數(shù)字檔案館(室)開發(fā)和運行的需要,配備正版或經(jīng)過規(guī)范測試、  登記的自主開發(fā)的基礎(chǔ)軟件,如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、中間件、全文檢索工具、光學(xué)字符識別軟 件等。 

3.5 其他設(shè)施 

應(yīng)根據(jù)需要配備相對獨立、符合安全保密要求的檔案數(shù)字化加工場所和電子檔案閱覽場所。

4 電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè) 

4.1 收集功能 

1) 電子文件登記 

具備電子文件手工登記功能,元數(shù)據(jù)項在滿足國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的前提下,可根據(jù)需要增減,具有元數(shù)據(jù)手工登記校驗功能;可對電子文件元數(shù)據(jù)根據(jù)權(quán)限進(jìn)行更改、刪除、檢索、全文掛接等操作。

2) 電子文件和電子檔案在線接收

應(yīng)具有符合《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》有關(guān)要求,從業(yè)務(wù)系統(tǒng)接收電子文件及其元數(shù)據(jù)的接口。具有從其他電子檔案管理系統(tǒng)接收電子檔案的功能,功能符合《電子檔案移交與接收辦法》有 關(guān)要求。 

3) 電子文件和電子檔案離線接收 

應(yīng)具備電子文件、電子檔案和其他數(shù)字資源離線 批量導(dǎo)人功能,支持常見的XLS、DBF、MDB XML、TXT等文件格式元數(shù)據(jù)文件及符合長期保存要 求的文件格式全文文件的導(dǎo)入接收,并實現(xiàn)元數(shù)據(jù)目錄數(shù)據(jù)與對應(yīng)電子文件、電子檔案的自動關(guān)聯(lián)。數(shù)據(jù)導(dǎo)入過程中應(yīng)支持?jǐn)?shù)據(jù)的校驗,如是否唯 一,是否可以為空、日期格式是否正確等。當(dāng)出現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)入失敗,應(yīng)提供報告,指明哪些數(shù)據(jù)導(dǎo)入失敗。如出現(xiàn)中斷(如:斷電、斷網(wǎng)、死機等),應(yīng)支持斷點續(xù)傳,再次導(dǎo)入時從中斷記錄處接續(xù)導(dǎo)入。電子檔案的離線接收功能符合《電子檔案移交與接收辦法》有關(guān)要求。 

4) 電子文件和電子檔案接收檢測 

應(yīng)具備電子文件和電子檔案接收的檢測功能,能根據(jù)電子文件歸檔和電子檔案接收的檢測要求對接收的電子文件的“四性”和電子檔案的有關(guān)屬性進(jìn)行檢測,對檢測不符合要求的電子文件或電子檔案進(jìn)行標(biāo)記。 

5) 傳統(tǒng)載體檔案全文信息上傳掛接 

具備傳統(tǒng)載體檔案全文信息上傳掛接功能,支持單個、批量文件上傳等方式,能建立目錄與其對應(yīng)全文間的關(guān)聯(lián)關(guān)系,并保持關(guān)聯(lián)關(guān)系穩(wěn)定。

4.2 整理功能 

4.2.1 分類 

按照企業(yè)確定的分類方案,將歸檔文件進(jìn)行分類,給定分類代號,并支持按年度、保管期限、機構(gòu)(問題)等多種分類方案分類。 

4.2.2 劃定保管期限 

安照檔案保管期限表對歸檔文件劃定保管期限。

4.2.3 組件

對來自不同系統(tǒng)的歸檔電子文件按照組件規(guī)則成“件”,并對件內(nèi)文檔按一定的規(guī)則進(jìn)行排序。

4.2.4 組成保管單位

能對歸檔文件按照設(shè)定規(guī)則自動或在人工干預(yù)下組成保管單位,并能按規(guī)則將保管單位內(nèi)文件排序定位。能在人工干預(yù)下調(diào)整歸檔文件所屬保管單位并重新排序定位。 

4.2.5 編號 

依據(jù)檔號編制規(guī)則形成檔號,所形成檔號唯一、簡明、合理、穩(wěn)定、可擴(kuò)充。 

4.2.6 編目 

根據(jù)需要能夠編制各種目錄。提供規(guī)范的檔案目錄模板,方便套打出案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、備考表、卷(盒)封面和脊背等。應(yīng)支持進(jìn)行目錄模板制作,用戶可以對模板中的字體、打印內(nèi)容、排序方式等進(jìn)行調(diào)整。應(yīng)提供打印預(yù)覽功能,并支持多模板批量生成和打印功能。 

4.2.7 關(guān)聯(lián)關(guān)系建立

具有建立同一件歸檔文件不同載體間或是文件間關(guān)聯(lián)關(guān)系功能。 （如何理解“不同載體間”的關(guān)聯(lián)關(guān)系？）

4.2.8 表格導(dǎo)出 

支持案卷封面、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄或全引目錄、案卷目錄、備考表等信息的通用格式文件導(dǎo)出 功能。 

4.3 保存功能 

4.3.1 電子檔案存儲格式轉(zhuǎn)換與信息組織 

支持電子檔案存儲格式的轉(zhuǎn)換,將存入系統(tǒng)的電子檔案轉(zhuǎn)換為符合長期保存要求的存儲格式。系統(tǒng)可按《電子檔案移交與接收辦法》和離線存儲載體容量進(jìn)行信息組織,將組織好的檔案存至相應(yīng) 的離線存儲載體上。 

4.3.2 電子檔案長期保存 

應(yīng)支持采用遷移、仿真、封裝、檢測等方式保障數(shù)字檔案信息的長期保管;能對非通用格式電子檔案閱讀所需要的原始軟硬件在系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)識。

4.3.3 檔案整理 

系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)電子檔案保管和利用的業(yè)務(wù)要求分別建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫。能根據(jù)全宗歸屬、分類號、保管單位序號及其整理規(guī)則、件號、件內(nèi)文檔排列規(guī)則等將電子檔案排列定位和呈現(xiàn)。 

4.3.4 備份 

應(yīng)支持備份,包括軟件系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份和電子檔案備份,能根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度選擇在線、離線等不同的備份方式 

4.3.5 定期鑒定 

支持輔助人工完成檔案的定期鑒定工作,根據(jù)保 管期限、歸檔日期、密級等屬性自動列出到期檔案提醒系統(tǒng)管理員或檔案管理員等進(jìn)行銷毀前鑒定和保管期限調(diào)整、利用開放、密級調(diào)整等相關(guān)操作。 

4.3.6 銷毀管理 

支持對需銷毀檔案進(jìn)行銷毀申請、審批、建立銷毀標(biāo)記、監(jiān)銷、刪除等操作。

4.3.7 移交 

具備根據(jù)進(jìn)館要求或其他有關(guān)要求生成移交電子檔案信息包等功能,對已移交的電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行移交時間及去向標(biāo)識。 

4.3.8 介質(zhì)管理 

支持對存放電子檔案存儲介質(zhì)的統(tǒng)一管理,系統(tǒng)管理員可根據(jù)介質(zhì)保管的實際需求為相應(yīng)電子檔案設(shè)置相應(yīng)的存儲介質(zhì)。具有介質(zhì)預(yù)警功能,當(dāng)剩余容量達(dá)到設(shè)定國值時,通知系統(tǒng)管理員。 

4.4 統(tǒng)計功能 

應(yīng)支持按照全宗、分類、時間、文件格式、利用情況等設(shè)定規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)計、結(jié)果顯示和打印,并以電子文件形式輸出統(tǒng)計數(shù)據(jù),支持自定義報表功能。統(tǒng)計結(jié)果能按《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》給定格式輸出統(tǒng)計數(shù)據(jù)。 

4.5 利用功能 

4.5.1 檢索 

支持按屬性檢索檔案,具備精確檢索、模糊檢索、高級組合檢索、篩選檢索、關(guān)聯(lián)檢索、深入二次檢索等多種檢索方式;有條件的企業(yè)可開發(fā)全文檢索功能。

 4.5.2 瀏覽 

應(yīng)支持對常見格式電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行瀏覽,支持常見格式多媒體電子檔案或數(shù)字化檔案信息的播放。應(yīng)具有電子檔案或數(shù)字化檔案信息按權(quán)限下載功能。 

4.5.3 借閱 

支持電子檔案借閱申請、審批、授權(quán),具有實體檔案借閱預(yù)約、催還、歸還等功能,審批流程符合檔案利用管理制度。 

4.5.4 編研 

支持用戶根據(jù)實際需求設(shè)置編研專題,能自動將符合該專題條件的檔案進(jìn)行歸集。

4.5.5 開放利用設(shè)置 

支持對目錄數(shù)據(jù)及全文設(shè)置開放利用標(biāo)識。

4.5.6 復(fù)制管理 

具有電子檔案復(fù)制申請、審批功能,能夠進(jìn)行復(fù)制;具有實體檔案復(fù)制申請、審批、復(fù)制件分發(fā)登記等功能。 

4.5.7 利用效果反饋 

支持用戶對利用檔案產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益或社會效益進(jìn)行反饋。 

4.5.8 知識管理 

可根據(jù)需要開發(fā)知識管理功能,支持檔案信息的知識標(biāo)簽、知識地圖、檔案信息深層次加工、檔案信息主動推送等。

4.6 系統(tǒng)管理功能 

4.6.1 日志管理 

應(yīng)有日志記載功能,記錄系統(tǒng)啟動和關(guān)閉信息、用戶登錄信息等,每條日志至少應(yīng)記錄操作對象、用戶、時間、計算機、操作類型等屬性。提供針對日志的檢索、審計、統(tǒng)計功能。 支持按照一定規(guī)則自動生成日志審計報表,支持日志導(dǎo)出、刪除、審批等操作。

4.6.2 系統(tǒng)設(shè)置 

支持對檔案流程化管理,可根據(jù)不同類別檔案管理要求設(shè)置相應(yīng)管理流程,可對流程進(jìn)行跟蹤與回溯。 支持代碼表的設(shè)置維護(hù),如:年度、保管期限、密級、部門、分類號等代碼;系統(tǒng)中的分類方案可根據(jù)用戶需求增減 支持元數(shù)據(jù)的設(shè)置維護(hù),可以定義字段名稱、類型、是否為空、是否唯一、字符串長度限制、取值范圍、組合字段等信息。 具備全宗設(shè)置功能,能實現(xiàn)區(qū)分全宗進(jìn)行管理。 

4.6.3 用戶管理 

支持直接錄入用戶信息和通過接口方式讀取其他 系統(tǒng)中的用戶信息,支持用戶與IP地址綁定,支持 “三員”分立。 

4.6.4 組織機構(gòu)設(shè)置管理 

支持直接錄入組織機構(gòu)信息和通過接口方式讀取其他系統(tǒng)中的組織機構(gòu)信息,支持組織機構(gòu)的多級管理功能。 

4.6.5 權(quán)限管理 

具備權(quán)限管理功能,保證授權(quán)用戶能夠在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行合法操作。權(quán)限可以精細(xì)地控制指定用戶對指定檔案記錄的訪問和使用。系統(tǒng)應(yīng)支持設(shè)置權(quán)限有效期,到期后系統(tǒng)自動取消權(quán)限。 

4.6.6 多全宗管理 

可對納人管理的每個立檔單位建立全宗單位,支持全宗群管理,每個全宗單位有唯一全宗號、全親名稱。每個全宗單位的功能、檔案類型、檔案數(shù)據(jù)、機構(gòu)組織、用戶、流程、權(quán)限等相對獨立、互不影響。

4.6.7 工作過程記錄管理 

應(yīng)具備詳細(xì)記錄類似全宗卷信息的功能,以記錄數(shù)字檔案館(室)管理過程。 

4.7 傳統(tǒng)載體檔案輔助管理功能 

4.7.1 傳統(tǒng)載體檔案信息采集 

具備傳統(tǒng)載體檔案目錄著錄和全文掛接功能,目錄數(shù)據(jù)項在滿足國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的前提下,可根據(jù)需要增減。目錄數(shù)據(jù)采集時應(yīng)具有校驗功能

4.7.2 檔案存放位置管理 

能根據(jù)庫房余量和檔案的全宗歸屬、分類、檔號等規(guī)則對傳統(tǒng)載體檔案提出存放位置建議,并在位置確定后進(jìn)行排列定位。 

4.7.3 智能庫房管理 

有條件的單位可設(shè)置智能庫房管理功能,根據(jù)現(xiàn)實庫房虛擬出檔案所在庫房、區(qū)域及檔案柜架的列、節(jié)、層、排位等,實現(xiàn)對實體檔案所在庫房位置的管 理;電子檔案管理系統(tǒng)支持與智能密集架、PDA設(shè) 備、條碼槍、電子標(biāo)簽等硬件設(shè)備的集成,實現(xiàn)實體檔案的快速定位、出庫、入庫、盤點等操作;支持與溫濕度監(jiān)控設(shè)備的集成,實現(xiàn)檔案庫房的溫濕度智能調(diào)控。 

4.8 其他可選功能 

有條件的企業(yè)可根據(jù)自身需要,增加諸如文件材料分發(fā)控制、工作計劃進(jìn)度管理、業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)等功能。

5 數(shù)字檔案資源建設(shè) 

數(shù)字檔案資源建設(shè)是企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)的重點任務(wù),包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔及專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)。 

5.1 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化 

一定數(shù)量的檔案數(shù)據(jù)是保證數(shù)字檔案館(室)發(fā)揮效用的基礎(chǔ),存量檔案數(shù)字化率宜達(dá)到70%以上企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的內(nèi)容和范圍如下:

1) 經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作等管理類檔案除已到保管期限、短期或10年期檔案外,應(yīng)全部數(shù)字化;有條件的單位可全部數(shù)字化。對于有正本、文稿處理單、修改底稿等的檔案,可只對正本和文稿處理單進(jìn)行數(shù)字化;具有重要修改內(nèi)容的歷次修改稿和重要檔案的歷次修改稿需數(shù)字化。 

2) 正在研制或正在生產(chǎn)的核心產(chǎn)品或核心業(yè)務(wù)檔案應(yīng)全部數(shù)字化,非核心產(chǎn)品、已停產(chǎn)的產(chǎn)品、非核心業(yè)務(wù)檔案可根據(jù)企業(yè)實際需要有選擇地數(shù)字化。

3) 科研檔案應(yīng)全部數(shù)字化。 

4) 生產(chǎn)、科研、辦公、生活建筑物的可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗收等階段的質(zhì)量管理檔案竣工圖檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化,其他階段形成的檔案可有選擇地數(shù)字化。

5) 設(shè)備儀器檔案應(yīng)依據(jù)重要程度有選擇地數(shù)字化。

6) 會計檔案數(shù)量較大,可根據(jù)企業(yè)需求和人力、物力配置情況有選擇地數(shù)字化。

7) 職工檔案的數(shù)字化,需檔案部門與人力資源管理部門充分協(xié)商后按照黨和國家組織、人事部門的有關(guān)規(guī)定確定紙質(zhì)檔案(含照片)數(shù)字化技術(shù)要求按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31-2017)進(jìn)行,錄音、錄像等多媒體檔案數(shù)字化參照《錄音錄像檔案數(shù)字 規(guī)范》(DA/T62-2017)進(jìn)行。 

5.2 電子文件歸檔 

企業(yè)電子文件歸檔范圍應(yīng)包括各業(yè)務(wù)活動中形就的各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),以獨立文檔形式存的具有保存價值的信息記錄,包括辦公自動化系統(tǒng)、產(chǎn)品或業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)會計管理信息系統(tǒng)、人力資源管理信息系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站、微博、微信、公務(wù)郵件系統(tǒng)及本企業(yè)其他職能活動業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子文件,以及從外部接收的電子文件。企業(yè)有些信息系統(tǒng)有可能通過租用基礎(chǔ)設(shè)施或以云計算服務(wù)的形式存在,所形成的電子文件不一定存在于本企業(yè)的服務(wù)器中,但其產(chǎn)生的電子文件也應(yīng)納入本企業(yè)文件材料歸檔范圍予以歸檔。企業(yè)已實施的支撐主營業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)均應(yīng)具有歸檔功能,導(dǎo)出的歸檔電子文件存儲格式、元數(shù)據(jù)等均應(yīng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的有關(guān)要求。數(shù)字檔案館(室)建設(shè)期間應(yīng)完成辦公自動化系統(tǒng)形成的電子文件歸檔并實現(xiàn)至少一個核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔。

5.3 專題數(shù)據(jù)庫建設(shè) 

專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)是在現(xiàn)有數(shù)字檔案資源的基礎(chǔ)上,通過有組織的分析、篩選、整合,把某一特定專題的檔案集中、有序、系統(tǒng)地組織在一起。如企業(yè)歷屆領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)專家和各種先進(jìn)人物檔案專題數(shù)據(jù)庫企業(yè)機構(gòu)沿革、黨代會、職代會等會議類專題檔案數(shù)據(jù)庫,政策法規(guī)類專題檔案數(shù)據(jù)庫,建設(shè)項目和設(shè)備儀器專題檔案數(shù)據(jù)庫,產(chǎn)品或?qū)ｍ棙I(yè)務(wù)專題檔案數(shù)據(jù)庫,科技項目和成果專題檔案數(shù)據(jù)庫,企業(yè)質(zhì)量或安全事故專題檔案數(shù)據(jù)庫等。 

6 制度規(guī)范建設(shè) 

6.1 制度建設(shè) 

企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)應(yīng)制定數(shù)字檔案館(室)人員崗位職責(zé),系統(tǒng)運行維護(hù)管理制度,機房、檔案數(shù)字化加工場所管理制度,數(shù)字檔案館(室)安全與保密管理制度等 

6.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè) 

企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)應(yīng)參考國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并結(jié)合本企業(yè)實際,形成本企業(yè)基于數(shù)字檔案館(室)的電子檔案收、管、存、用等方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系及實施要求,包括但不限于以下內(nèi)容：

6.2.1 企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化可參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 (DA/T31-2017)制定,縮微膠片數(shù)字化參照《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T43-200)制定錄音、錄像等多媒體檔案數(shù)字化參照《錄音錄像檔案 數(shù)字化規(guī)范》(DA/T62-2017)制定。企業(yè)如將檔案數(shù)字化外包,應(yīng)將國家有關(guān)檔案數(shù)字化外包安全范轉(zhuǎn)化為本企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。 

6.2.2 電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè) 

規(guī)范本企業(yè)已實施的各類信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件歸檔業(yè)務(wù),內(nèi)容包括各類信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的歸檔管理責(zé)任、歸檔范圍、歸檔流程及開發(fā)利用要求等。 

6.2.3 檔案分類規(guī)范建設(shè) 

應(yīng)根據(jù)企業(yè)檔案自身特點制定企業(yè)檔案分類方案。 

6.2.4 各類檔案管理及業(yè)務(wù)流程規(guī)范建設(shè) 

包括管理類、產(chǎn)品或業(yè)務(wù)類、科研類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計類、職工類等各類檔案在電子檔案管理系統(tǒng)中收集、整理、存儲、保管和利用等規(guī)范。 

6.2.5 檔案利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè) 

包括企業(yè)檔案利用賦權(quán)原則,權(quán)限設(shè)置與更改流程,檔案利用審批流程,計算機輔助編硏等規(guī)范。

6.2.6 安全與保密管理系列規(guī)范建設(shè) 

應(yīng)將安全與保密管理要求納入本企業(yè)數(shù)字檔案館室)建設(shè)、運行維護(hù)各項規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,建立數(shù)字檔案館(室)安全與保密職責(zé),制訂安全與保密檢査、“三員”管理等制度。 

7 安全保密體系建設(shè) 

數(shù)字檔案館(室)建設(shè)與運行必須加強安全管理,遵守相關(guān)保密規(guī)定,安全設(shè)備配置齊全;嚴(yán)格控制信息資源利用范圍,制訂嚴(yán)密的信息發(fā)布審核制度,嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限;應(yīng)制訂完善的數(shù)據(jù)接收、移交、銷毀等管理規(guī)范,制定備份規(guī)范。

管理涉密檔案的電子檔案管理系統(tǒng),應(yīng)按照涉密信息系統(tǒng)分級保護(hù)管理的要求進(jìn)行安全設(shè)計和建設(shè),并通過有關(guān)部門測評后方可投入使用。 

管理非涉密檔案的電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)重要程度及其實際安全需求,參照《計算機信息系統(tǒng) 安全保護(hù)等級劃分準(zhǔn)則》(GB/T17859-1999)確定 電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到的安全等級,并依照《信息 安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)基本要求》(GB/T 222392008)、《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)定級工作指南》等開展安全建設(shè)和登記管理。

8 經(jīng)費與人才保障

8.1 經(jīng)費保障 

經(jīng)費主要包括計算機硬件采購費,軟件開發(fā)、升級、購置、接口開發(fā)、評測費,運行維護(hù)費,傳統(tǒng)載體數(shù)字化費,項目實施費,人員培訓(xùn)費等。企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)應(yīng)按照整體規(guī)劃,制定相應(yīng)的經(jīng)費計劃,確保軟硬件設(shè)備購置、實施經(jīng)費及管理經(jīng)費的落實,為企業(yè)數(shù)字檔案館(室)的建設(shè)工作提供必要的保障。

8.2 人才保障 

應(yīng)結(jié)合本企業(yè)業(yè)務(wù)實際積極開展檔案部門人員的業(yè)務(wù)技能、信息化技能的培養(yǎng)。在人オ引進(jìn)方面,應(yīng)注重檔案和信息化方面的人オ引進(jìn),以滿足數(shù)字檔案館(室)建設(shè)和運行的需求。

9 建設(shè)步驟 

企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)按照項目化運作,經(jīng)過規(guī)劃、立項、實施、驗收、維護(hù)等步驟分階段進(jìn)行。

9.1 項目規(guī)劃 

9.1.1成立項目工作組織 

企業(yè)在數(shù)字檔案館(室)建設(shè)初始應(yīng)設(shè)立項目小組,小組主要由企業(yè)檔案部門人員、信息化部門人員、保密部門人員等組成,具體負(fù)責(zé)以下工作：

1) 建設(shè)工作規(guī)劃、計劃、實施方案、制度制定;

2) 建設(shè)工作實施推進(jìn); 

3) 建設(shè)工作檢查、總結(jié)與考核；

9.1.2 制定項目方案 

9.1.2.1 現(xiàn)狀調(diào)研與分析

對本企業(yè)信息化現(xiàn)狀、國內(nèi)外數(shù)字檔案館(室)建設(shè)現(xiàn)狀,特別是各信息系統(tǒng)產(chǎn)生電子文件的管理情況,以及企業(yè)各部門對檔案利用需求情況進(jìn)行充分調(diào)研。

9.1.2.2 可行性研究 

從項目建設(shè)的必要性、成本、收益、風(fēng)險等方面研究企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)的可行性,并形成可行性研究報告。 

9.1.2.3 需求分析 

對企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)的業(yè)務(wù)需求、功能需求和系統(tǒng)部署方式進(jìn)行分析,形成需求任務(wù)書。 

9.1.2.4 編寫數(shù)字檔案館(室)建設(shè)方案

內(nèi)容包括建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)步驟、經(jīng)費需求、實施計劃等;管理涉密檔案的數(shù)字檔案館(室)建設(shè),還應(yīng)同步編寫信息系統(tǒng)安全保密方案。

9.2 項目立項 

企業(yè)應(yīng)組織專家對項目可行性研究報告或建設(shè)方案進(jìn)行論證評審,通過評審后提交本企業(yè)有關(guān)部門申請立項。

9.3 項目實施 

9.3.1 人才隊伍建設(shè) 

應(yīng)通過提升現(xiàn)有人員技能和知識的方式充分發(fā)揮現(xiàn)有人員的作用;現(xiàn)有人員不足的,應(yīng)通過引進(jìn)、組建項目組等方式補充人員。 

9.3.2 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)完善與規(guī)范化 

數(shù)字檔案館(室)建設(shè)是以現(xiàn)有的檔案工作為基礎(chǔ)開展的。在項目實施初期,需對本企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)進(jìn)行完善與規(guī)范。主要包括:完善檔案管理制度;理順檔案管理體制機制,實現(xiàn)檔案工作的集中統(tǒng)規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)流程;統(tǒng)一各卷夾、表格及檔案管理中涉及的單據(jù)等。 

9.3.3 制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定 

根據(jù)項目進(jìn)展情況有步驟地采用或制定制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。應(yīng)優(yōu)先采用國內(nèi)成熟標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為本企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不能滿足需求或無相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的應(yīng)自主編制。形成的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范應(yīng)定期更新。在企業(yè)數(shù)字檔案館(室)運行前,應(yīng)完成所有制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制訂,以使運行規(guī)范化。 

9.3.4 硬件設(shè)備配備 

鼓勵依托企業(yè)現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置數(shù)字檔案館(室)建設(shè)和運行所需的硬件設(shè)備,以節(jié)約投資成本,提高人力、物力集成管理效率。對于現(xiàn)有硬件無法滿足的,應(yīng)根據(jù)未來3至5年檔案數(shù)據(jù)增長情況、系統(tǒng)使用人數(shù)、安全保密需要、系統(tǒng)部署方式等予以配備。 

9.3.5 電子檔案管理系統(tǒng)實施 

9.3.5.1 系統(tǒng)開發(fā) 

電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)主要工作如下：

1) 需求設(shè)計 

在充分征求企業(yè)檔案部門、業(yè)務(wù)部門、保密部門等有關(guān)部門意見的基礎(chǔ)上,對電子檔案管理系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行細(xì)化,形成功能需求方案。功能需求方案既應(yīng)符合檔案管理的實際需要,又便于系統(tǒng)開發(fā)人員理解,能夠在系統(tǒng)開發(fā)中實現(xiàn)。

2) 選定開發(fā)商 

通過招標(biāo)、竟?fàn)幮哉勁械确绞竭x定系統(tǒng)開發(fā)商。有條件的企業(yè)也可以自主開發(fā)。 

3) 商務(wù)談判 

與選定廠商確定合同和協(xié)議文件,協(xié)商確定技術(shù)細(xì)節(jié)和系統(tǒng)開發(fā)、安裝的時間節(jié)點。

4) 簽訂合同 

根據(jù)商務(wù)談判確定的內(nèi)容簽訂正式合同,技術(shù)協(xié)議應(yīng)成為正式合同的一部分。 

5) 定制開發(fā) 

系統(tǒng)開發(fā)商根據(jù)前期確定的需求設(shè)計報告,對電子檔案管理系統(tǒng)原型進(jìn)行定制開發(fā)。

6) 系統(tǒng)安裝 

系統(tǒng)開發(fā)商將開發(fā)好的系統(tǒng)在企業(yè)進(jìn)行安裝,包括數(shù)據(jù)庫安裝、軟件安裝等。 

9.3.5.2 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備 

主要工作包括界面設(shè)置、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)置、檔案分類設(shè)置、代碼設(shè)置、賦權(quán)方案確定、用戶設(shè)置等。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)應(yīng)以文件形式保存,以供后續(xù)維護(hù)時備查。

9.3.5.3 系統(tǒng)測試 

系統(tǒng)測試包括功能測試、性能測試、安全保密測試和兼容性測試。測試工作可自主進(jìn)行,也可委托具有資質(zhì)的第三方機構(gòu)完成。所有測試過程均應(yīng)形成書面記錄,包括測試用例、測試過程、測試結(jié)果等。

9.3.5.4 人員培訓(xùn) 

對專職檔案管理人員、兼職檔案管理人員及系統(tǒng) 維護(hù)人員等進(jìn)行培訓(xùn)。 

9.3.5.5 系統(tǒng)切換和試運行 

將運行在舊系統(tǒng)的業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)遷移到新系統(tǒng)中試運行,并對系統(tǒng)運行情況進(jìn)行監(jiān)測。

9.3.5.6 系統(tǒng)的評價與驗收 

系統(tǒng)試運行一段時間后,應(yīng)組成驗收組對系統(tǒng)的目標(biāo)、功能、質(zhì)量、使用效果及各項指標(biāo)是否達(dá)到合同或技術(shù)協(xié)議規(guī)定的要求進(jìn)行評審驗收。應(yīng)根據(jù)評審過程中分析的結(jié)果,找出系統(tǒng)的薄弱環(huán)節(jié),提出整改意見。

9.3.6 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化實施 

按照“重要性、常用性、急用性、搶救性、珍貴性”的原則,并結(jié)合實際分步推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作,將重要的、常用的、急用的、自然損壞老化嚴(yán)重的和珍貴的檔案優(yōu)先數(shù)字化。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化應(yīng)以本企業(yè)自主完成為主,自主完成有困難的可采用外包,或采用外包與自主完成相結(jié)合的方式進(jìn)行。檔案數(shù)字化外包應(yīng)按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求做好安全管理工作。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化按如下方法進(jìn)行: 

1) 管理類檔案數(shù)字化方法 經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作等管理類檔案應(yīng)按照先近后遠(yuǎn)的原則,將最近形成的檔案先行數(shù)字化,以滿足頻繁利用的需要。對于即將到期的短期檔案或10年期檔案可不進(jìn)行數(shù)字化。 

2) 產(chǎn)品和業(yè)務(wù)類檔案數(shù)字化方法 可按照正在研制和正在生產(chǎn)產(chǎn)品檔案、主營業(yè)務(wù)檔案、正在研制和正在生產(chǎn)非核心產(chǎn)品檔案、非核心業(yè)務(wù)檔案、停產(chǎn)產(chǎn)品檔案的順序進(jìn)行數(shù)字化。

3) 科研檔案數(shù)字化方法 按照獲獎等級、項目下達(dá)部門的層級順序進(jìn)行數(shù)字化,即先數(shù)字化獲得國家級獎勵的,再數(shù)字化獲得部委級、省級獎勵的,最后數(shù)字化獲得企業(yè)級獎勵的;對于未獲獎的科研檔案按照國家級科技項目、省部級科研項目、企業(yè)級科研項目的順序進(jìn)行數(shù)字化。

4) 基本建設(shè)檔案數(shù)字化方法 按照建筑物功能、用途的重要程度來確定數(shù)字化順序?？蓪⑸a(chǎn)、科研建筑物檔案先數(shù)字化,其次是辦公建筑物檔案,最后是生活建筑物檔案。

5) 設(shè)備儀器檔案數(shù)字化方法 按設(shè)備的價值、用途等標(biāo)準(zhǔn)來確定數(shù)字化的順序。

6) 會計檔案數(shù)字化方法 會計檔案數(shù)量較大,可按照形成時間由近及遠(yuǎn)進(jìn)行數(shù)字化,即將最近形成的檔案先數(shù)字化,年代久的 后數(shù)字化。

7) 職工檔案數(shù)字化方法 對于職工檔案的數(shù)字化,檔案部門應(yīng)與人力資源管理部門充分協(xié)調(diào)確定后按照國家組織、人事部門的有關(guān)規(guī)定開展數(shù)字化。

9.3.7 檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè) 

應(yīng)以需求為導(dǎo)向,選擇利用率高、內(nèi)容重要的檔案資源建設(shè)檔案專題數(shù)據(jù)庫。 

9.3.8 電子文件歸檔實施 

在電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀評估的基礎(chǔ)上,制定詳細(xì)的技術(shù)方案和電子文件歸檔計劃,提出系統(tǒng)和設(shè)備改造方案,在系統(tǒng)和設(shè)備改造到位后有步驟地開展電子文件歸檔工作。 

電子文件歸檔有關(guān)工作和要求參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》和國家有關(guān)規(guī)定的要求進(jìn)行。 

正在實施或?qū)⒁獙嵤┑男畔⑾到y(tǒng)應(yīng)按照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》和國家有關(guān)規(guī)定的要求做好相關(guān)工作,待投入運行后根據(jù)該類電子文件形成的數(shù)據(jù)特點開展電子文件歸檔。

對接收的電子文件和電子檔案要按照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》有關(guān)要求和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行真實性、完整性、可靠性、可用性檢測,確保其長期可用。 

9.4 項目驗收

完成數(shù)字檔案館(室)建設(shè)工作的企業(yè)應(yīng)形成數(shù)字檔案館(室)建設(shè)總結(jié)報告、試運行報告、系統(tǒng)檢測報告和用戶報告等,組織內(nèi)、外部專家根據(jù)設(shè)計方案、合同協(xié)議、任務(wù)書等進(jìn)行驗收,建設(shè)工作達(dá)到《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》要求的,可向檔案行政管理部門申請測評驗收。 

9.5 項目運維 

項目運維應(yīng)參照《檔案信息系統(tǒng)運行維護(hù)規(guī)范》 (DA/T56-2014)的要求開展以下工作：

1) 結(jié)合企業(yè)實際建立數(shù)字檔案館(室)運維工作的組織機構(gòu),明確其職責(zé)。

2) 根據(jù)企業(yè)實際確定數(shù)字檔案館(室)運維對象和內(nèi)容,選擇適當(dāng)?shù)倪\維模式。電子檔案管理系統(tǒng)宜采用外包模式運維,并將運維費用納入采購費用。

3) 根據(jù)運維制度開展數(shù)字檔案館(室)的基礎(chǔ)設(shè)施、電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)等的運維工作。