本文件確立了檔案征集的基本原則、范圍和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了檔案征集工作組織、程序的要求。本文件適用于各級(jí)國(guó)家檔案館，其他檔案機(jī)構(gòu)參照使用。檔案館按照有關(guān)規(guī)定收集散存檔案（3.2）、散失檔案（3.3）和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。[來(lái)源：DA/T 1-2000，3.1.4，有修改][來(lái)源：DA/T 1-2000，3.6，有修改]3.3 散失檔案 removed archives從原形成國(guó)家（地區(qū)）散失到國(guó)（境）外的檔案。[來(lái)源：DA/T 1-2000，3.7，有修改]利用復(fù)印、拓印、翻錄、翻拍、縮微攝影、拷貝、復(fù)寫(xiě)、印刷、仿真、數(shù)字化等技術(shù)和方法制作內(nèi)容與原件相同的復(fù)制品的行為。[來(lái)源：DA/T 1-2000，8.23，有修改]對(duì)檔案的真?zhèn)?、價(jià)值、價(jià)格等進(jìn)行判定評(píng)估的過(guò)程。[來(lái)源：DA/T 1-2000，4.1，有修改]檔案所有者將檔案無(wú)償贈(zèng)送給檔案館的行為。3.7 購(gòu)買(mǎi) purchase3.8 委托征集 entrusted acquisition檔案館以合同方式將具體征集業(yè)務(wù)委托給其他具有相應(yīng)能力和條件的機(jī)構(gòu)的行為。依法依規(guī)開(kāi)展散存檔案、散失檔案征集工作，保障檔案安全、維護(hù)各方合法權(quán)益，是做好檔案征集工作的前提。檔案征集工作涉及的法律法規(guī)包括《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》。優(yōu)先征集檔案原件；對(duì)不具備征集檔案原件條件的，可征集檔案的復(fù)制件。鼓勵(lì)檔案所有者向檔案館捐獻(xiàn)檔案；對(duì)具有較高保存價(jià)值的檔案，經(jīng)協(xié)商檔案所有者愿意出售的，可依法依規(guī)進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)。4.4 常規(guī)征集與重點(diǎn)征集相結(jié)合既開(kāi)展一般性常規(guī)征集工作，又針對(duì)館藏缺失和工作需要，開(kāi)展重點(diǎn)征集工作。凡與本行政區(qū)相關(guān)的各個(gè)歷史時(shí)期政權(quán)機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、著名人物形成的檔案，具有典型地方特色或較高歷史、文化、科研價(jià)值的檔案均可列入征集范圍，包括但不限于：——記錄中國(guó)共產(chǎn)黨發(fā)展歷程中的組織和重要活動(dòng)、事件、人物等具有重要價(jià)值的檔案；——記錄中華人民共和國(guó)成立以來(lái)的重大活動(dòng)、重要事件、重要成就、著名人物等具有重要價(jià)值的檔案；——記錄中華人民共和國(guó)成立以前的重要活動(dòng)、事件、人物等具有重要價(jià)值的檔案；——記錄維護(hù)國(guó)家主權(quán)和領(lǐng)土完整的具有重要價(jià)值的檔案；——記錄民主黨派、社會(huì)團(tuán)體的重要活動(dòng)、事件、人物等具有重要價(jià)值的檔案；——記錄與港澳臺(tái)事務(wù)相關(guān)具有重要價(jià)值的檔案；——記錄華人、華僑、國(guó)際友人等具有重要價(jià)值的檔案；——記錄對(duì)外交流、交往具有重要價(jià)值的檔案；——記錄當(dāng)代經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明等具有重要價(jià)值的檔案；——記錄地方歷史、特色文化、民族藝術(shù)、地方民俗的檔案；——具有自然、人文、社會(huì)科學(xué)研究?jī)r(jià)值的檔案；6.1 征集的檔案，應(yīng)至少具有憑證價(jià)值、參考價(jià)值、研究?jī)r(jià)值、文化傳承價(jià)值中的一方面價(jià)值。 6.2 征集的檔案，應(yīng)考慮其稀缺性、代表性以及與館藏檔案的相關(guān)性。6.3 征集的檔案，應(yīng)來(lái)源合法、真實(shí)可靠、權(quán)屬明確。成立檔案征集部門(mén)或指定內(nèi)設(shè)部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱征集部門(mén)）承擔(dān)檔案征集的職責(zé)，開(kāi)展日常檔案征集工作。應(yīng)從檔案、圖書(shū)、歷史、文博工作及其他相關(guān)領(lǐng)域聘請(qǐng)有鑒定評(píng)估工作經(jīng)驗(yàn)的專家組建征集檔案鑒定專家?guī)欤鶕?jù)征集檔案特點(diǎn)選取相關(guān)專家組成檔案鑒定專家組，開(kāi)展具體鑒定評(píng)估工作。著眼于檔案館自身定位、館藏實(shí)際和檔案事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，編制征集工作總體規(guī)劃或中長(zhǎng)期規(guī)劃；制定年度征集計(jì)劃或工作方案，規(guī)范有序開(kāi)展征集工作。征集工作中所需的鑒定、購(gòu)買(mǎi)、差旅、會(huì)議、獎(jiǎng)勵(lì)等費(fèi)用納入檔案館年度預(yù)算安排。開(kāi)展專題征集的，可視情況向社會(huì)發(fā)布征集公告，廣泛尋找征集線索。調(diào)查征集檔案的類型、數(shù)量、完整程度和保管情況，對(duì)征集檔案的來(lái)源、權(quán)屬以及是否符合征集范圍等情況作出結(jié)論。組織不少于3名相應(yīng)專業(yè)領(lǐng)域的專家，對(duì)征集檔案的真?zhèn)巍r(jià)值及估價(jià)進(jìn)行鑒定評(píng)估，出具明確、一致的專家鑒定意見(jiàn)書(shū)（見(jiàn)附錄A）征集部門(mén)根據(jù)專家鑒定意見(jiàn)書(shū)編制接受捐獻(xiàn)方案，提交館務(wù)會(huì)（或館長(zhǎng)辦公會(huì)，下同）批準(zhǔn)。方案應(yīng)包含：接受捐獻(xiàn)檔案的類型、數(shù)量、完整程度和保管情況、著作權(quán)（詳細(xì)注明存在特定期限或只獲得部分著作權(quán)的情形）、捐獻(xiàn)者身份、意愿及特殊約定等。組成不少于3人的工作小組，與捐獻(xiàn)者就接受捐獻(xiàn)檔案的利用、公布等事項(xiàng)進(jìn)行談判與協(xié)商，包括但不限于是否存在不宜向社會(huì)公開(kāi)的內(nèi)容或明確限制他人使用的內(nèi)容等，達(dá)成一致后確定征集意向。征集部門(mén)對(duì)接受捐獻(xiàn)事項(xiàng)形成決策意見(jiàn)建議，提交主要負(fù)責(zé)人或館務(wù)會(huì)批準(zhǔn)。與接受捐獻(xiàn)者簽訂檔案接受捐獻(xiàn)協(xié)議，核對(duì)檔案數(shù)量，明確征集檔案的所有權(quán)和處置權(quán)，明確捐獻(xiàn)者的其他特殊約定；填寫(xiě)《接受捐獻(xiàn)檔案登記表》（見(jiàn)附錄B），清點(diǎn)登記入庫(kù)。國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)捐獻(xiàn)者意愿舉行捐獻(xiàn)儀式，頒發(fā)捐獻(xiàn)證書(shū)；或以適當(dāng)方式表?yè)P(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)。征集部門(mén)按照專家鑒定意見(jiàn)書(shū)的估價(jià)，參考本館征集同類檔案價(jià)格和其他檔案館、博物館征集購(gòu)買(mǎi)的價(jià)格，提出征集檔案估價(jià)建議，并以此為基礎(chǔ)編制征集工作方案提交館務(wù)會(huì)批準(zhǔn)。方案應(yīng)包含：購(gòu)買(mǎi)檔案的類型、數(shù)量、完整程度和保管情況、著作權(quán)（詳細(xì)注明存在特定期限或只獲得部分著作權(quán)的情形）估價(jià)、出售者身份、特殊約定、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。組成不少于3人的工作小組與檔案所有者洽商，洽商以征集檔案估價(jià)為上限，達(dá)成一致后確定征集意向。檔案所有者委托拍賣的，檔案館參與競(jìng)拍的價(jià)格以征集檔案估價(jià)為上限。8.4.3 實(shí)施購(gòu)買(mǎi)召開(kāi)館務(wù)會(huì)，對(duì)談判與協(xié)商結(jié)果進(jìn)行集體研究審議，形成征集決策意見(jiàn)。征集部門(mén)起草購(gòu)買(mǎi)合同文本，核對(duì)檔案數(shù)量，明確征集檔案的所有權(quán)和處置權(quán)，明確價(jià)款、稅費(fèi)、交付期限及方式等，并進(jìn)行法律審查；簽訂購(gòu)買(mǎi)合同；按合同支付費(fèi)用，填寫(xiě)《購(gòu)買(mǎi)檔案登記表》（見(jiàn)附錄C），清點(diǎn)驗(yàn)收，登記入庫(kù)。通過(guò)拍賣方式取得的，依據(jù)拍賣的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。通過(guò)委托方式代為征集的，應(yīng)遵守政府采購(gòu)相關(guān)規(guī)定，選擇具有相應(yīng)業(yè)務(wù)能力和相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的被委托方征集，與其簽訂委托征集協(xié)議，在征集檔案范圍、類別、鑒定、審批、協(xié)議或合同簽訂、資金支付、移交等方面明確責(zé)任與義務(wù)。具體按照8.1~8.4規(guī)定的程序執(zhí)行，征集部門(mén)應(yīng)對(duì)被委托方的征集工作進(jìn)行監(jiān)督。征集進(jìn)館的散存檔案、散失檔案驗(yàn)收入庫(kù)后，應(yīng)盡快完成整理編目等工作。
征集部門(mén)應(yīng)將專家鑒定意見(jiàn)書(shū)、捐獻(xiàn)協(xié)議、購(gòu)買(mǎi)合同、委托征集協(xié)議、檔案登記表、征集成果照片、征集檔案目錄、捐獻(xiàn)或出售檔案者的情況資料、館務(wù)會(huì)會(huì)議紀(jì)要以及在征集過(guò)程中產(chǎn)生的其他資料及時(shí)歸檔。征集檔案的開(kāi)放與利用，在遵守國(guó)家有關(guān)檔案開(kāi)放與利用相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，捐獻(xiàn)協(xié)議或購(gòu)買(mǎi)合同中有特殊約定的，應(yīng)按照特殊約定辦理。
以下內(nèi)容為《檔案征集工作規(guī)范》解讀。
來(lái)源：《中國(guó)檔案》2024年第1期
《檔案征集工作規(guī)范》（DA/T 96—2023，以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）立足于各級(jí)檔案館檔案征集工作實(shí)踐，參考了相關(guān)行業(yè)征集工作的流程，對(duì)征集工作的原則、標(biāo)準(zhǔn)、范圍、程序等內(nèi)容進(jìn)行了明確?！兑?guī)范》由國(guó)家檔案局于2023年5月29日發(fā)布，2023年12月1日起正式實(shí)施。
2020年，《規(guī)范》制定工作被列入檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制修訂項(xiàng)目計(jì)劃，由國(guó)家檔案局檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)司、云南省檔案局聯(lián)合起草。起草小組通過(guò)實(shí)地查看、電話調(diào)研等方式調(diào)研了全國(guó)多家檔案館，依據(jù)新修訂的檔案法的相關(guān)規(guī)定和征集工作實(shí)踐情況，確定《規(guī)范》的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，形成標(biāo)準(zhǔn)草稿。2022年5月，標(biāo)準(zhǔn)草稿公開(kāi)征求意見(jiàn)，檔案部門(mén)高度重視，得到反饋修改意見(jiàn)92條。標(biāo)準(zhǔn)起草小組經(jīng)認(rèn)真研究分析，采納吸收了42條意見(jiàn)，形成送審稿。2022年6月底，標(biāo)準(zhǔn)起草小組召開(kāi)《規(guī)范》專家預(yù)評(píng)審會(huì)，根據(jù)審議意見(jiàn)作了進(jìn)一步修改。2022年7月，《規(guī)范》通過(guò)全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)審查，經(jīng)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)發(fā)布。新修訂的檔案法第十七條規(guī)定，檔案館除按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定接收移交的檔案外，還可以通過(guò)接受捐獻(xiàn)、購(gòu)買(mǎi)、代存等方式收集檔案；第二十二條規(guī)定，“非國(guó)有企業(yè)、社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)等單位和個(gè)人形成的檔案，……可以協(xié)商指定檔案館代管，必要時(shí)可以依法收購(gòu)或者征購(gòu)”“向國(guó)家捐獻(xiàn)重要、珍貴檔案的，國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定給予獎(jiǎng)勵(lì)”，這些為檔案征集工作的依法規(guī)范開(kāi)展提供了法律依據(jù)。
同時(shí)，制定《規(guī)范》是適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，也是進(jìn)一步豐富館藏檔案內(nèi)容，完善館藏檔案結(jié)構(gòu)的內(nèi)在要求。近年來(lái)，各級(jí)國(guó)家檔案館不斷加大檔案征集工作力度，開(kāi)展了形式多樣的征集工作，征集到許多珍貴的檔案資料。如中國(guó)第二歷史檔案館接收了記錄南京大屠殺的珍貴檔案《拉貝日記》，北京市檔案館在官方歸集北京奧運(yùn)會(huì)和冬奧會(huì)檔案的同時(shí)，還廣泛征集雙奧的民間記錄，豐富了雙奧之城檔案。許多檔案館開(kāi)展紅色檔案、城市記憶、老照片等征集工作，得到社會(huì)各方面積極響應(yīng)。但由于征集工作缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在具體實(shí)踐中，各地檔案部門(mén)對(duì)檔案征集的范圍、途徑、方式和程序等方面理解和把握尺度不盡相同，有的還相互矛盾，給檔案的權(quán)屬和未來(lái)開(kāi)放利用帶來(lái)隱患。實(shí)踐中，有的檔案館甚至將大量與檔案館定位不盡相符的檔案征集進(jìn)館，造成資源的極大浪費(fèi)。鑒此，對(duì)檔案征集工作進(jìn)行規(guī)范，制定出臺(tái)征集工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以保證征集檔案的客觀真實(shí)屬性和開(kāi)放利用的價(jià)值，已成為檔案部門(mén)共識(shí)。此外，目前已發(fā)布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，檔案技術(shù)類的標(biāo)準(zhǔn)偏多，管理和服務(wù)類的標(biāo)準(zhǔn)偏少?！兑?guī)范》的制定是檔案管理服務(wù)類標(biāo)準(zhǔn)化工作的有益嘗試，是傳統(tǒng)技術(shù)規(guī)范類標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)向程序規(guī)范類標(biāo)準(zhǔn)的有益探索。為推動(dòng)檔案征集工作健康有序開(kāi)展，為征集工作提供工作指南和程序指導(dǎo)，是編寫(xiě)《規(guī)范》應(yīng)有之義。標(biāo)準(zhǔn)立足于各級(jí)國(guó)家檔案館檔案征集工作實(shí)踐，參考了相關(guān)行業(yè)征集工作的流程，對(duì)征集工作的原則、標(biāo)準(zhǔn)、范圍、程序等內(nèi)容進(jìn)行了明確。
標(biāo)準(zhǔn)包含9章和3個(gè)規(guī)范性附錄：范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語(yǔ)和定義、征集工作基本原則、征集范圍、征集標(biāo)準(zhǔn)、征集工作組織、征集工作程序、征集檔案的開(kāi)放與利用，以及專家鑒定意見(jiàn)書(shū)、接受捐獻(xiàn)檔案登記表和購(gòu)買(mǎi)檔案登記表3個(gè)規(guī)范性附錄。確定了檔案征集工作的基本原則。
（1）依法依規(guī)原則
按照國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)開(kāi)展檔案征集工作，保障維護(hù)檔案館、檔案捐獻(xiàn)者和檔案出售者的合法權(quán)益，這是檔案征集工作必須遵循的首要原則。一般說(shuō)來(lái)，需征集的檔案受客觀條件影響，其權(quán)屬如所有權(quán)、著作權(quán)等往往具有多重性、復(fù)雜性等特點(diǎn)，這就要求檔案館在征集時(shí)要特別關(guān)注其來(lái)源、權(quán)屬等信息，保證征集手續(xù)完備準(zhǔn)確，征集過(guò)程依法依規(guī)，否則將有可能因權(quán)責(zé)不明、權(quán)屬不清造成糾紛，給檔案館未來(lái)工作帶來(lái)被動(dòng)。
（2）檔案原件優(yōu)先原則
征集工作中可以征集到原件的，優(yōu)先征集原件。毋庸置疑，檔案原件的價(jià)值遠(yuǎn)高于復(fù)制或復(fù)印件，只有當(dāng)征集檔案原件的條件不具備時(shí)，比如國(guó)外征集檔案無(wú)法征集原件的，可考慮征集檔案復(fù)制件。但征集工作一定要防止出現(xiàn)大量征集復(fù)制件或原件與復(fù)制件不加區(qū)分地收集等情況，畢竟檔案館的設(shè)備設(shè)施如庫(kù)房、恒溫恒濕的保管條件的維護(hù)等是大量資金的投入，也是非常寶貴的資源，不能占據(jù)寶貴的資源大量保存檔案復(fù)制件。
（3）接受捐獻(xiàn)優(yōu)先原則
檔案工作是公益性事業(yè)，受資金等方面的制約，不能將購(gòu)買(mǎi)作為征集的主要方式補(bǔ)充館藏資源。實(shí)踐中，檔案館館藏的具有較高保存和研究?jī)r(jià)值的歷史檔案，很多是通過(guò)接受捐獻(xiàn)收集的。對(duì)于捐獻(xiàn)者，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其意愿舉行捐獻(xiàn)儀式，頒發(fā)捐獻(xiàn)證書(shū)；或以適當(dāng)方式表?yè)P(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)。
（4）常規(guī)征集與重點(diǎn)征集相結(jié)合
常規(guī)征集與重點(diǎn)征集是征集工作不同的方面。常規(guī)征集是國(guó)家檔案館的一般性日常工作，重點(diǎn)征集是針對(duì)館藏缺失和工作需要而開(kāi)展的工作。
凡與本行政區(qū)相關(guān)的各個(gè)歷史時(shí)期政權(quán)機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、著名人物形成的檔案、具有典型地方特色或較高歷史、文化、科研價(jià)值等11大類檔案均可列入征集范圍，為征集工作實(shí)踐提供參考依據(jù)。各地檔案館要充分考慮本館館藏檔案的實(shí)際需要、結(jié)合未來(lái)本地區(qū)開(kāi)發(fā)利用工作的預(yù)判，有效開(kāi)展征集工作，真正將與本行政區(qū)相關(guān)的散存和散失的檔案征集進(jìn)館，避免盲目征集、多頭征集和低端重復(fù)的反復(fù)征集。征集檔案的標(biāo)準(zhǔn)，首先，是具備憑證價(jià)值、參考價(jià)值、研究?jī)r(jià)值和文化傳承價(jià)值中的至少一方面價(jià)值；其次，是與本館館藏檔案的相關(guān)性。缺少相關(guān)性，征集進(jìn)館意義缺失，開(kāi)放利用針對(duì)性不強(qiáng)，勢(shì)必造成各種資源浪費(fèi)；第三，來(lái)源清晰，合法可靠，權(quán)屬明確。如果檔案來(lái)源不明，權(quán)屬不清，不能服務(wù)檔案館今后的開(kāi)放與利用，這種檔案不能予以征集。
在具體的檔案征集工作展開(kāi)之前，征集工作組織應(yīng)該是健全的。首先，有明確的征集部門(mén)。承擔(dān)檔案征集的職責(zé)，能夠開(kāi)展日常檔案征集工作。其次，有穩(wěn)定的專家隊(duì)伍。具備檔案、圖書(shū)、歷史、文博工作及相關(guān)領(lǐng)域的鑒定專家隊(duì)伍，能夠?yàn)檎骷ぷ鞯拈_(kāi)展提供智力支撐。再次，有切合實(shí)際的征集規(guī)劃。檔案館應(yīng)當(dāng)要著眼于自身定位、館藏實(shí)際，對(duì)征集工作作出總體規(guī)劃，并以此制定年度征集計(jì)劃，保證規(guī)范有序開(kāi)展征集工作。征集工作按照征集調(diào)查、鑒定評(píng)估、確定征集方式和完成征集等程序開(kāi)展，每一環(huán)節(jié)都要存檔記錄，方便日后備查。征集部門(mén)在征集線索明確后，要認(rèn)真核查征集檔案的類型、數(shù)量、完整程度、保管情況及其合法性；同時(shí)組織專家鑒定，對(duì)其真?zhèn)?、價(jià)值及估價(jià)進(jìn)行鑒定評(píng)估。鑒定評(píng)估是征集工作的重要環(huán)節(jié)，尤其在以捐獻(xiàn)方式接受檔案時(shí)，通過(guò)此程序可以避免無(wú)序征集等情況的發(fā)生。同時(shí)，檔案價(jià)值鑒定需要引進(jìn)智力資源，通過(guò)專家組評(píng)審形式進(jìn)行綜合研判，并出具明確、一致的專家鑒定意見(jiàn)書(shū)。鑒定評(píng)估完成后，征集工作按接受捐獻(xiàn)、購(gòu)買(mǎi)和委托征集三種不同方式進(jìn)行了具體描述。標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)組認(rèn)為，無(wú)論采取何種方式，務(wù)必與捐獻(xiàn)者或出售者進(jìn)行充分溝通與談判，明確捐獻(xiàn)或購(gòu)買(mǎi)檔案的權(quán)屬、利用和公布等具體事項(xiàng)，明確捐獻(xiàn)或出售的相關(guān)工作方案；務(wù)必發(fā)揮各級(jí)檔案館議事決策機(jī)構(gòu)的作用，確保征集工作有序規(guī)范運(yùn)行；務(wù)必留存好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作記錄。征集檔案的開(kāi)放與利用，應(yīng)該符合相關(guān)法律規(guī)定，如果購(gòu)買(mǎi)合同或捐獻(xiàn)協(xié)議中對(duì)檔案的開(kāi)放與利用有特殊約定的，一定要與捐獻(xiàn)者或出售者進(jìn)行充分的溝通，應(yīng)從其雙方特殊約定，維護(hù)各方合法權(quán)益。
值得注意的是，如果捐獻(xiàn)者或出售者對(duì)于檔案的開(kāi)發(fā)利用提出苛刻要求，影響檔案館公眾服務(wù)職能發(fā)揮，可以不征集相關(guān)檔案。
