人事檔案的庫房管理與其他門類檔案基本相同。在職、非在職和死亡人員的人事者案應(yīng)當(dāng)分開保管，死亡人員的人事檔案由組織、人事部門保管五年后，應(yīng)當(dāng)向綜合檔案機(jī)構(gòu)移交，其中應(yīng)當(dāng)向中央檔案館、各級檔案館移交的人事檔案按照《干部檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定實(shí)施。

人事檔案的保管單位因管理對象的身份、就業(yè)情況不同而不同，并非所有單位都具有人事檔案管理資格，《干部檔案工作條例》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》分別規(guī)定了人事檔案管理的對象和范圍。根據(jù)《干部檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定，縣以上(含縣)機(jī)關(guān)、國有企業(yè)、事業(yè)單位的維織、人事部門應(yīng)當(dāng)建立干部檔案管理工作機(jī)構(gòu)(即具有人事檔案保管權(quán)限)，縣以下企事業(yè)單位以及外商、民營企業(yè)、私營企業(yè)等不得自行保管人事檔案，應(yīng)當(dāng)委托縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)代為管理，如市、區(qū)縣人才中心。非上海生源進(jìn)滬就業(yè)的高校畢業(yè)生以及上海生源就讀外省市高校的回滬畢業(yè)生，其人事檔案可委托市教委所屬的市學(xué)生事務(wù)中心管理；畢業(yè)離校時暫未落實(shí)工作的高校畢業(yè)生，高?？蔀槠渥铋L保管兩年檔案，兩年后還未落實(shí)工作的，退回入學(xué)前戶籍所在地人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。無業(yè)、待業(yè)人員人事檔案應(yīng)當(dāng)由市、區(qū)縣、街鎮(zhèn)就業(yè)促進(jìn)中心代為管理。任何情況下，都嚴(yán)禁個人保管人事檔案。

鑒于人事檔案內(nèi)容機(jī)密的特點(diǎn)，人事檔案主要用于提供組織、人事等部門對員工進(jìn)行考察、任免、聘任、政審、調(diào)動、處理、入學(xué)、入黨、入團(tuán)、出國、調(diào)資、退休等管理過程中使用，其他目的一般不予查閱、借閱。根據(jù)《干部檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定，查閱、借閱人事檔案必須填寫《查(借)閱人事檔案審批表》并辦理審批手續(xù)，不得憑借調(diào)查證明材料介紹信查閱、借閱人事檔案，個人不得查閱、借閱本人或其直系親屬的檔案。人事檔案管理單位應(yīng)制訂人事檔案查閱、借閱制度，對查閱、借閱范圍、審批程序、登記、歸還手續(xù)等作出具體規(guī)定，并嚴(yán)格執(zhí)行。

干部、職工調(diào)離原單位，人事檔案必須按規(guī)定及時轉(zhuǎn)遞到新的人事檔案管理單位。轉(zhuǎn)出的檔案必須齊全完整，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。轉(zhuǎn)遞檔案前必須填寫《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，加蓋轉(zhuǎn)出單位檔案公章，嚴(yán)密包封，通過機(jī)要或派專人送取，不得郵寄或交本人自帶或由親屬代領(lǐng)。批量轉(zhuǎn)遞檔案時，須逐一登記、密封，并附轉(zhuǎn)遞清單。接收單位的管理部門應(yīng)當(dāng)對轉(zhuǎn)進(jìn)的人事檔案認(rèn)真清點(diǎn)、核對無誤后，在回執(zhí)單上簽名蓋章并立即退回。轉(zhuǎn)出單位應(yīng)及時跟蹤、收集檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)并妥善保管，對逾期一個月未返還回執(zhí)的接收單位，應(yīng)及時催辦。有條件的單位，應(yīng)建立檔案轉(zhuǎn)遞信息數(shù)據(jù)庫，以供查考。

人事檔案原則上應(yīng)當(dāng)“檔隨人走”，便于管理。隨著干部人事工作改革的不斷深入，就業(yè)崗位多元化，人口流動快速增加，在流動人員人事檔案管理工作中，以“人檔分離”的情況越來越多，容易造成“無頭檔案”或檔案丟失，甚至引起訴訟或糾紛，最終損害個人切身利益。因此，規(guī)范人事檔案管理不僅是各級黨政機(jī)關(guān)和其他社會組織的責(zé)任，也是每個公民應(yīng)當(dāng)引起重視和關(guān)注的問題。為此，人事檔案主管部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)政策宣傳，積極探索解決新形勢下人事檔案管理的新問題。2014年12月，中共中央組織部、人力資源社會保障部、國家發(fā)改委、國家財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》(人社部發(fā)(2014】90號)，進(jìn)一步明確了流動人員檔案管理的各項(xiàng)要求，全面取消流動人員人事檔案管理收費(fèi)，標(biāo)志著黨和政府對人事檔案管理的關(guān)心和重視。人事檔案的形成和保管單位必須擔(dān)負(fù)起管理人事檔案的責(zé)任，本著以人為本、對人負(fù)責(zé)的態(tài)度，加強(qiáng)人事檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)，慎重處理每件檔案材料，認(rèn)真查、轉(zhuǎn)每份檔案，從嚴(yán)管理，推進(jìn)新形勢下人事檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。