為使文件能滿足各方面的實際需要，可將文件按不同的標準，從不同的角度加以分類。文件的分類不會影響其本身的性質(zhì)和作用。

1.根據(jù)形成和作用的具體公務(wù)活動領(lǐng)域的不同，可以分為通用文件和專用文件

通用文件是指各類國家機關(guān)和社會組織在工作中普遍形成和使用的文件，如通知、請示、報告、函。

專用文件是指在一定專項業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)根據(jù)特殊需要專門形成和使用的文件，如科技文件、會計文件、人事文件。

2.根據(jù)信息表達方式的不同，可以分為文字式、圖形式、圖像式和聲音式等

文字式文件是指以文字或圖表等形式記錄而形成的文件，各單位日常使用的通用文件大都是此類文件。

圖形式文件是指以線條為主，輔以文字描述，描繪事物形象，揭示事物性質(zhì)狀態(tài)的文件，如各類工程和產(chǎn)品圖紙。

圖像式文件是指以記錄靜態(tài)或動態(tài)影像的方式形成的文件，如照片文件、錄像文件。

聲音式文件是指以記錄聲音的方式形成的文件，主要是各類音頻文件。

3.根據(jù)物質(zhì)載體的不同，可以分為紙質(zhì)文件、感光介質(zhì)文件、磁性介質(zhì)文件等

紙質(zhì)文件是指以紙張為載體的文件。

感光介質(zhì)文件是指以各種感光材料為載體制成的文件，如照片文件、影片文件、縮微文件。

磁性介質(zhì)文件是指以磁性材料為載體制成的文件。隨著科技的發(fā)展，磁性介質(zhì)的文件正越來越受到關(guān)注和重視。

文件的種類，即文種或文件的名稱，是人們在長期使用過程中，根據(jù)不同的需要對相應(yīng)的文件賦予固定的名稱。為了使文件制發(fā)者在選用文種時有統(tǒng)一的標準，各行各業(yè)對常用文件的名稱及用法作了明確規(guī)定。比如,《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定的通用公文種類共15種,分別是決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函和紀要；《中華人民共和國會計法》規(guī)定的會計文件包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料，用法必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定；《中華人民共和國審計法》規(guī)定的審計文件包括審計報告、審計意見書、審計決定等，其內(nèi)容構(gòu)成也有明確規(guī)定。

文件的格式是文件區(qū)別于其他書面材料的顯著標志。文件的格式主要規(guī)定了文件的外部特征，包括文件用紙的主要技術(shù)指標、文件中圖文的顏色、排版規(guī)格、裝訂要求、文件中各要素標識規(guī)則等。文件格式關(guān)系到維護文件的權(quán)威性、嚴肅性和有效性；關(guān)系到適應(yīng)文件現(xiàn)代化管理的需要；關(guān)系到提高文件處理的效率；關(guān)系到檔案的外在質(zhì)量。為此，各行各業(yè)對常用文件的格式作了明確規(guī)定，如《黨政機關(guān)公文格式》對黨政機關(guān)公文作出了詳盡細致的規(guī)定。