檔案數(shù)字化工作的開展就是為了減少紙質(zhì)檔案的利用，最大限度的保護(hù)檔案實體。數(shù)字化工作開展的過程中，需要盡可能的保持檔案的原貌，做到準(zhǔn)確無誤，而實際工作開展的過程中，漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象時有發(fā)生，如何避免上述問題的產(chǎn)生？
1.嚴(yán)格制度管理，建立崗位責(zé)任制
完善的規(guī)章制度，嚴(yán)格的責(zé)任落實，是做好各項工作的基礎(chǔ)。建立制度和責(zé)任落實，兩者缺一不可，相輔相成，協(xié)調(diào)統(tǒng)一。檔案數(shù)字化表面上是流水線作業(yè)，實質(zhì)上是一項規(guī)范化、系統(tǒng)化的工作，任何一個環(huán)節(jié)出錯，都有可能出現(xiàn)責(zé)任事故。檔案主管部門、檔案業(yè)主單位、外包服務(wù)公司需要按照相關(guān)規(guī)定，制定完善的工作方案，明確每個環(huán)節(jié)、崗位的工作職責(zé)，做到有制度管理、有人監(jiān)督、有技術(shù)保障。 2.規(guī)范作業(yè)環(huán)節(jié)，找準(zhǔn)問題根源
漏掃，即少掃描一頁或若干頁；重掃，即一張或多張檔案頁重復(fù)掃描一頁或若干頁；多掃，即不該掃描的頁被掃描了。
（1）掃描設(shè)備的問題
使用高速掃描儀的時候容易出現(xiàn)漏掃現(xiàn)象，由于設(shè)備新采購尚未調(diào)試正常，或者設(shè)備使用時間過長，部分配件老化，滾軸在高速旋轉(zhuǎn)過程中連帶兩張或兩張以上紙張進(jìn)行掃描，要么第二張紙不被掃描，要么第二張紙連同第一張紙掃描成一個檔案圖像頁。
（2）檔案紙張的問題
①部分檔案紙張由于紙張比較脆、薄，具有較強的吸附性，兩張或兩張以上的紙吸合在一起，不容易分離，造成漏掃。②部分檔案在形成的階段，使用了膠水對兩張以上的檔案紙張進(jìn)行黏合，數(shù)字化過程容易漏掃。
（3）操作人員的問題
①操作人員未對設(shè)備進(jìn)行必要的維護(hù)，未對待掃描的檔案頁進(jìn)行檢查，造成（1）問題的產(chǎn)生從而漏掃；②操作人員未對待掃描的檔案頁進(jìn)行檢查，造成（2）問題的產(chǎn)生從而漏掃；③操作人員在拿檔案頁的過程中，由于自身疏忽，少拿了部分檔案頁從而造成漏掃；④檔案整理的工作人員在編制頁碼的過程中，由于疏忽，漏編、重復(fù)編、跳編頁碼，而造成漏掃、重掃；⑤操作人員在拿檔案頁的過程中，由于自身疏忽，反復(fù)拿了相同的檔案頁從而造成重掃；⑥操作人員在拿檔案頁的過程中，未按照相關(guān)要求將不該數(shù)字化掃描的檔案頁進(jìn)行了掃描，從而造成多掃；⑦操作人員在拿檔案頁的過程中，將不屬于本卷/件的紙張進(jìn)行了掃描，或者掃描了空白頁等情況，從而造成多掃。
3.發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，提高工作質(zhì)量
通過上述2的分析，設(shè)備的老化容易產(chǎn)生漏掃情況，而其他原因造成漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象基本上都是操作人員的問題。（1）加強設(shè)備的維護(hù)，更換易損設(shè)備的部件；（2）加強操作人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，在做技能培訓(xùn)的過程中不能僅僅局限于某一個環(huán)節(jié)或某一個步驟，需要了解掌握整個數(shù)字化工作的流程；（3）加強制度監(jiān)督，做好每個工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理，確保每個工序質(zhì)量達(dá)標(biāo)；（4）做好技術(shù)保障，前后呼應(yīng)，及時反饋①開展數(shù)字化工作之前的檔案前處理環(huán)節(jié)，要做好檔案紙張頁的平整工作，提高后續(xù)掃描工作的“通過率”；②編制頁碼過程中，要注意頁碼編制的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，不能有誤；③著錄環(huán)節(jié)，要準(zhǔn)確的將檔案信息錄入到系統(tǒng)中，特別是“頁數(shù)”“頁號”；④初始掃描時，要能夠自動鑒別空白頁、重復(fù)頁；⑤掃描過程中，有效鑒別掃描的圖像質(zhì)量，不合適的掃描圖像及時處置；⑥掃描頁數(shù)與著錄“頁數(shù)”相吻合，如果出現(xiàn)差異，及時查找原因并解決。漏掃、重掃、多掃是檔案數(shù)字化開展過程中經(jīng)常容易出現(xiàn)的問題，如果不引起重視，極易產(chǎn)生輕視心理，進(jìn)而造成整個項目的質(zhì)量下降。抓源頭，找關(guān)鍵，防微杜漸，做好、做細(xì)、做實每一個工作環(huán)節(jié)，才能做出合格的檔案數(shù)字化成品，才能成為優(yōu)秀的檔案數(shù)字化項目，才能更好的保護(hù)檔案實體安全。
