印章檔案 印章檔案是指國家機關(guān)、社會組織和個人在從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等社會活動中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價值的檔案。 印章由印紐、印面、印文、印蓋等組成。 印章檔案的整理一般以每枚印章為一件。其整理流程有清洗、編號、制作卡片、確定保管期限、分類、排序、分揀裝盒、制作印模、編制檔號、編制檢索工具和上架等組成。 清洗 將印章印面朝下放入裝有清洗劑溶液的容器之中浸泡，待污垢松軟后，使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位難以刷洗干凈的油垢，可使用竹針挑剔。刷洗干凈的印章放在通風處晾干。 為避免使用清洗材料不當造成對印章的損壞，不同印材的印章應(yīng)選用不同性質(zhì)的清洗劑清洗。 編號 印章清洗晾干后，對每枚印章編制流水號，粘貼在印章上，并按編號順序，若干枚為一組集中存放。 制作卡片 按照一印一卡的方式，將印章逐一在卡片上蓋制印模。在蓋有印模的卡片上編制與其印章相同的流水編號。 確定保管期限 依據(jù)卡片上蓋制的印模，查考印章啟用和機構(gòu)變更等文件材料，研究印章邊款、印材和印紐，比較印章規(guī)格式樣和印文，對印章的文字和圖案內(nèi)容、使用時間及真?zhèn)吻闆r進行考證，并確定印章的保管期限。考證結(jié)果可直接記錄在卡片上，以此類推。 印章檔案的保管期限分為永久（代碼 YJ）和定期(代碼 DQ)兩種。 分類 使用蓋有印模的卡片進行分類。 印章檔案分類有兩種，一是按機構(gòu)分類，二是按年度分類。 將印章按機構(gòu)類型（黨政機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位、社會組織等）或人物類別等特征組織分類。 將印章按形成年度分類。采用公元紀年標識，如“2024”。 排序 使用蓋有印模的卡片進行排序。 （一）相同保管期限、相同類別的印章，可按年度—機構(gòu)—形成時間順序組織排序。 （二）立檔單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)排序，按機構(gòu)編制順序排序。 分揀裝盒 按照卡片分類排序新編號的結(jié)果，對應(yīng)臨時流水號揀取印章，逐一裝盒。相同保管期限、相同類別的印章，依印章排列順序裝盒。裝盒時，可根據(jù)印章規(guī)格的不同，確定盒內(nèi)存放印章的數(shù)量。盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。 印章檔案備考表使用 A4 型紙張。采用表格形式，設(shè)置“本盒印章情況說明”“整理人”和“整理時間”等項目。 本盒印章情況說明：填寫盒內(nèi)印章檔案的數(shù)量、完整性及其他需要說明的情況。 整理人：填寫整理本盒印章檔案的人員姓名。 整理時間：填寫本盒印章檔案整理完畢的日期。 存放位置：備考表置于印章檔案盒內(nèi)，排在印模單之后，印章之前。 即：印模單—備考表—印章。 印章檔案盒封面填寫項目有：全宗名稱、全宗號、年度、保管期限、印章起止枚號。起止枚號是指填寫盒內(nèi)第一枚印章和最后一枚印章的枚號，中間用連接號“—”連接。 制作印模 根據(jù)管理、利用印章檔案的需要，可制作若干份印模。其中，按盒內(nèi)印章排放順序蓋制的印模單置于盒內(nèi)；其余可根據(jù)需要匯編成冊。 放置在印章檔案盒內(nèi)起目錄作用的印模單，采用 A4 型紙張制作，印模在紙張上的排列方式應(yīng)與該盒內(nèi)印章檔案的排列方式一致，每個印模的下方應(yīng)標注與之相對應(yīng)的印章檔案的檔號。 編制檔號 印章檔案整理完畢后應(yīng)編制檔號，以固定排序位置。 印章檔號應(yīng)包括全宗號、實物檔案代號、印章檔案代號、年代、保管期限代號和印章枚號。 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代碼。如：“A227”代表“山東省地震局”。 實物檔案代號：采用第一個漢語拼音字母標識，即“SW”。 印章檔案代號：采用漢語拼音字母“YZ”代表“印章檔案”。 年度：填寫印章檔案形成年度，如：“2018”。 保管期限代號：使用漢語拼音字母“YJ”代表“永久”，使用漢語拼音字母“DQ”代表“定期”。 枚號：根據(jù)印章檔案在最后一級類目中的排列順序，按流水方式編制印章枚號。 連續(xù)書寫格式：全宗號—實物檔案代號·印章檔案代號·年代—保管期限代號—印章枚號，即：A227—SW·YZ·2018—D30—0017。 編制檢索工具 按照印章檔案整理后的排列順序，編制印章檔案保管目錄。 印章檔案保管目錄內(nèi)容由枚號、檔號、立檔單位、印文（邊款）、使用起止時間、印料、備注組成。 枚號：填寫印章檔案的枚號。 印文（邊款）：“印文”填寫印章印面上的文字內(nèi)容。“邊款”填寫印章邊款中的文字內(nèi)容，填寫的邊款文字兩端應(yīng)加注圓括號“（）”。無邊款的印章可不填“邊款”。 使用起止時間：填寫印章啟用（或制作）和印章失效的時間。用 8 位阿拉伯數(shù)字標注年月日。如：19911010—20181231。時間無法確定的用空格“□”標識，如 1991□□□□。 印料：填寫印章的制作材料，如：橡膠等。 備注：注釋對印章需要說明的情況。如與文書檔案及其他相關(guān)檔案的參見號等。 裝盒、上架 取出已裝盒印章，去掉印章上的臨時編號，在印章執(zhí)柄或無邊款的外側(cè)處貼上相對應(yīng)的印章檔號。 印章檔案應(yīng)按分類方案“年度—保管期限—枚號”排列順序逐盒組織上架。按種類及確定的檔號分別平放排放；排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后保持一致，不要任意變動。 文章來源：《檔案工作實務(wù)》（2024 年版）
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