01

承建方檢驗

數(shù)據(jù)掛接是整個檔案數(shù)字化加工過程中非常重要的一步，是對整個數(shù)字化工作的成果歸納，數(shù)據(jù)掛接的質(zhì)量好壞直接關(guān)系著數(shù)字化整體質(zhì)量的高低。為了防止人為出錯，合并掛接一般都采用針對單個項目專門開發(fā)的專業(yè)掛接軟件進行批量處理，掛接后的數(shù)據(jù)要再次用專業(yè)檢查軟件進行核查，必要時還需要人工抽查，確保掛接的100%正確率，提高電子數(shù)據(jù)利用的效率和質(zhì)量。

承建方對掛接后的數(shù)據(jù)首先要用數(shù)據(jù)庫檢查軟件全面檢查數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的完整性及與圖像文件的對應(yīng)關(guān)系是否正確，然后再用調(diào)閱軟件抽查掛接后的數(shù)據(jù)是否可正常調(diào)閱、查詢等，發(fā)現(xiàn)問題需立刻整改，通過全面細致的檢查，確保數(shù)據(jù)的完整正確，做到數(shù)據(jù)“能用、不錯、不多、不缺”。

02

業(yè)主方及監(jiān)理方驗收

數(shù)據(jù)的完整是數(shù)字化加工的基本要求，業(yè)主方、監(jiān)理方要多方面共同核查，確保驗收的數(shù)據(jù)完全合格。承建方在完成自查后，需要提交成品及簡易個性化查詢工具給監(jiān)理方，監(jiān)理方及業(yè)主方按照掛接要求對數(shù)據(jù)進行抽樣檢查，達到合格率（如規(guī)定的合格率為100%）后給予驗收合格，不合格則全部退回承建方整改，再次重新抽檢直至達標(biāo)。

01

紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。已進行OCR文字識別的，應(yīng)同時移交OCR識別形成的文件，文件的命名方式參照圖像文件命名。

02

對目錄數(shù)據(jù)進行驗收，主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項是否填寫等。應(yīng)確保著錄項目與著錄內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確與規(guī)范。同時，要求采用成熟、通用的文件格式，并符合長期保存格式需求。

03

對元數(shù)據(jù)進行驗收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

04

對數(shù)字圖像進行驗收，主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等符合國家有關(guān)規(guī)定。

05

對數(shù)據(jù)掛接進行驗收，主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。

06

對工作文件進行驗收，主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

07

對存儲載體進行驗收，主要包括載體的可用性、有無計算機病毒等。

數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)和OCR識別形成的文件必須有機統(tǒng)一，即四者之間必須是有機聯(lián)系的，目錄對應(yīng)相關(guān)數(shù)字圖像、元數(shù)據(jù)和OCR識別文件，聯(lián)系四者的紐帶就是以檔號為基礎(chǔ)的命名規(guī)則。

        當(dāng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后，數(shù)字化加工部門，可采用在線方式或移動硬盤、光盤等脫機載體，向檔案所屬單位離線移交數(shù)字化成果。若采用離線移交方式的，脫機載體的質(zhì)量也是數(shù)字化成果的驗收指標(biāo)之一。數(shù)字化加工部門應(yīng)確保離線移交載體的質(zhì)量。數(shù)字化成果脫機存儲后，應(yīng)進行質(zhì)量檢查，確保數(shù)據(jù)的可讀性、安全性，應(yīng)與原始數(shù)據(jù)進行校驗，確保移交數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可讀性和安全性。并在移交的載體標(biāo)簽面標(biāo)注全宗號、光盤編號等索引信息。

以光盤為例，由于必須借助于相應(yīng)的設(shè)備和軟件才能進行檢查和檢驗，所以光盤中隱藏的質(zhì)量問題往往不易被發(fā)現(xiàn)。目前已發(fā)現(xiàn)的光盤質(zhì)量問題主要有：內(nèi)容讀不出、已刻錄的數(shù)據(jù)不完整、刻錄的光盤未做防寫處理（采用全盤一次刻完方式）、數(shù)據(jù)攜帶計算機病毒等。導(dǎo)致上述問題的原因是多方面的，如光盤自身質(zhì)量不好、光盤刻錄設(shè)備與閱讀設(shè)備不兼容、刻錄機磨損嚴(yán)重、刻錄時所用的計算機帶病毒、刻錄時沒有按規(guī)定操作、缺少數(shù)據(jù)校驗等。

要確保移交光盤的質(zhì)量，必須根據(jù)光盤刻錄的原理，從數(shù)據(jù)刻錄的各個環(huán)節(jié)上把好關(guān)：一是要把住載體和硬件關(guān)，購置質(zhì)量好的光盤，要注意刻錄機與光驅(qū)的兼容，最好選擇同一品牌的刻錄機和閱讀光驅(qū)，刻錄機磨損要及時更換。二要配備能夠校驗刻錄數(shù)據(jù)的軟件，并對刻錄數(shù)據(jù)做強制性校驗。三是確?？啼浻玫挠嬎銠C安全，不能感染計算機病毒。四是對刻錄完成的光盤移交入庫時必須再次進行質(zhì)檢，查驗數(shù)據(jù)是否可讀、完整、準(zhǔn)確和安全。

驗收單位可以具體進行以下兩方面的檢查：

1.光盤內(nèi)容檢查。檔案數(shù)字化加工軟件一般帶有自動校驗數(shù)據(jù)是否正確的功能，對每張光盤的內(nèi)容進行檢查，是否具有損壞的數(shù)據(jù)。

2.抽樣檢查。對每張光盤的數(shù)字化檔案圖像文件能否在瀏覽器中打開進行抽樣檢查。

能夠用計算機自動檢驗的項目應(yīng)采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應(yīng)為100%。對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。抽檢比率不得低于5%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率也應(yīng)為100%。

每批紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗達到要求的，予以驗收“通過”。驗收未通過應(yīng)視情況進行返工或修改后，重新進行驗收。驗收完成后須填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表》，經(jīng)驗收組成員簽字。驗收“通過”的結(jié)論，須經(jīng)相關(guān)方審核、簽字后方有效。