檔案移交是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，其規(guī)定和要求涉及諸多方面，旨在確保檔案的完整性、準確性、安全性以及有效利用。以下將從移交主體、時間要求、內容范圍、質量標準、手續(xù)流程等方面詳細闡述。

機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織：依據《中華人民共和國檔案法》第十五條，這些主體應當按照國家有關規(guī)定，定期向檔案館移交檔案，檔案館不得拒絕接收。這是法定的責任與義務，體現(xiàn)了檔案資源國家管理的原則。

特定組織機構檔案的接收：各級綜合檔案館依法接收本級一系列組織機構的檔案，包括中國共產黨委員會及所屬各部門、人民代表大會及其常設機構、人民政府及其所屬各部門和單位、人民政協(xié)及其常設機構等。此外，各級綜合檔案館可全部或部分接收以上機構的下屬單位和臨時機構的檔案，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機構形成的檔案列入縣級綜合檔案館接收范圍。

流動人員人事檔案的管理：中共中央組織部、人力資源社會保障部等五部門印發(fā)的《流動人員人事檔案管理服務規(guī)定》明確，流動人員人事檔案在機關、國有企事業(yè)單位和檔案管理服務機構之間可直接辦理轉檔手續(xù)。機關、國有企事業(yè)單位必須憑檔案管理服務機構開具的轉檔手續(xù)材料，方可接收流動人員人事檔案。當流動人員死亡5年后，其人事檔案按現(xiàn)行渠道移交或保管，對國家和社會有特殊貢獻的英雄、模范人物等人事檔案按規(guī)定向有關檔案館移交。

一般檔案移交時間：屬于中央、省、市級檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年移交；屬于縣級檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年移交。這一規(guī)定為檔案移交提供了明確的時間節(jié)點，有利于檔案的有序管理與資源整合。

電子檔案移交時間：一般自電子檔案形成之日起5年內向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案，可以適當延長移交時間，涉密電子檔案移交時間另行規(guī)定。這考慮到電子檔案的特點及技術發(fā)展情況，給予了一定的靈活性。

特殊情況的移交時間：機關單位發(fā)生機構變動或者撤銷、合并等情形時，應當按照規(guī)定立即向有關單位或者檔案館移交檔案。

各類檔案實體：包括文書檔案、業(yè)務（專門）檔案、特種載體檔案（如照片、聲像、實物等）。

檔案數(shù)字化成果：隨著信息化發(fā)展，檔案數(shù)字化成果也需一并移交。如義烏市檔案館要求移交單位將文書、業(yè)務檔案及其數(shù)字化成果（硬盤保存）一同移交。數(shù)字化成果一般包括電子目錄（按卷整理的須有案卷目錄和卷內目錄，按件整理的須有歸檔文件目錄）、檔案數(shù)字復制件（如雙層OFD和雙層PDF二種圖片格式）等。這有助于提高檔案利用效率，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

相關附屬材料：除檔案本身及數(shù)字化成果外，還需移交一些相關附屬材料。如編制好的全宗介紹（內容包括組織機構變更情況，主要領導人變化情況，移交檔案的內容概況，數(shù)量及數(shù)字化情況）、大事記、開放鑒定和解密鑒定意見等。這些材料有助于接收單位更好地了解檔案背景、內容及管理情況。

檔案整理規(guī)范：檔案應由有關單位收集齊全，并按規(guī)定進行系統(tǒng)整理。如學校檔案移交時，要求統(tǒng)一牛皮紙封面封底，標準目錄，標注頁碼（從目錄結束后有字頁右上角開始鉛筆標），封底備考表標注歸檔責任人。企業(yè)檔案整理也需遵循相應的行業(yè)標準和規(guī)范，確保檔案分類準確、排列有序。

數(shù)字化成果質量達標：對所移交的檔案數(shù)字化成果質量有嚴格要求。

電子檔案格式及元數(shù)據要求：電子檔案移交時，元數(shù)據應當與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據；電子檔案的文件格式按照國家有關規(guī)定執(zhí)行；電子檔案有相應紙質、縮微制品等載體的，應當在元數(shù)據中著錄相關信息；采用技術手段加密的電子檔案應當解密后移交，壓縮的電子檔案應當解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應當與其讀取平臺一起移交。這些要求確保電子檔案的長期可讀性、完整性和真實性。

申請與計劃：當?shù)氐木C合檔案館一般會在年初下達本年度的檔案接收計劃，接收計劃中所羅列的移交單位根據時間節(jié)點安排，向檔案館遞交檔案的移交申請，然后再按照相應的流程進行移交和接收檔案。對于沒有列入檔案館檔案接收計劃的，立檔單位的檔案達到應移交的年限，應當主動征求檔案館意見，保留書面憑證，確定是立即移交還是暫緩移交。

檔案實體與數(shù)字化成果移交步驟：以義烏市為例，首先移交以硬盤形式保存的數(shù)字化成果一式兩套（含硬盤兩套）及紙質《檔案移交接收流程單》1份，其中涉密檔案目錄和全文須按保密規(guī)定通過涉密載體移交。然后由檔案館對數(shù)字復制件質量、字段著錄規(guī)范等進行檢查，如存在問題的，將硬盤退回移交單位整改，整改完成后重新移交。檔案數(shù)字化成果檢查通過后，移交單位將檔案實體裝箱打包，向檔案館移交，同時移交檔案目錄、全宗介紹、大事記、開放鑒定和解密審核鑒定意見及附件、檔案數(shù)字化加工質量檢查單、交接文據等材料。

流動人員人事檔案轉遞流程：根據流動人員或存檔單位申請，擬接收的檔案管理服務機構向原檔案管理服務機構或原工作單位開具轉檔手續(xù)材料。原檔案管理服務機構或原工作單位接到轉檔手續(xù)材料后，應當按規(guī)定審核檔案，對符合轉遞規(guī)定的，填寫材料目錄清單后嚴密包封，并填寫檔案轉遞通知單，于15個工作日內進行轉遞。流動人員人事檔案轉遞應當通過機要通信、專人送取或郵政特快專遞等給據郵件方式進行。對曾屬于黨政領導干部、機關公務員、參照公務員法管理的機關（單位）工作人員（工勤人員除外），國有企事業(yè)單位領導人員、管理人員和專業(yè)技術人員，軍隊文職人員人事檔案的，應當通過機要通信或專人送取方式進行轉遞，嚴禁個人自帶檔案。接收流動人員人事檔案時實行告知承諾制，擬接收的檔案管理服務機構應當對照材料目錄清單認真審核甄別，對缺少關鍵材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，經本人作出書面知情說明、承諾補充材料后予以接收，或與原工作單位協(xié)商退回并補充材料；對缺少非關鍵材料的，應當采取先存后補方式予以接收，并督促指導流動人員補充相關缺失材料。接收流動人員人事檔案的管理服務機構應當及時將檔案轉遞通知單回執(zhí)退回原管理服務機構或原工作單位。

電子檔案移交與接收流程：電子檔案移交的主要流程是組織和遷移轉換電子檔案數(shù)據、檢驗電子檔案數(shù)據、移交電子檔案數(shù)據等步驟，可采用離線或在線方式進行。離線移交一般采用光盤，需滿足一系列要求，如光盤符合歸檔要求、單個裝盒、按要求刻錄及檢測、標注標簽等。在線移交單位應當通過與管理要求相適應的網絡傳輸電子檔案，傳輸?shù)臄?shù)據應當包含符合要求的電子檔案及其元數(shù)據。檔案移交單位在向國家綜合檔案館移交電子檔案之前，應當對電子檔案數(shù)據的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗，合格后方可移交。國家綜合檔案館接收電子檔案時，同樣要對數(shù)據進行檢驗，合格后辦理交接手續(xù)，填寫《電子檔案移交與接收登記表》，進行遷移和轉換電子檔案數(shù)據、存儲電子檔案數(shù)據等后續(xù)工作，并將電子檔案交接、遷移、轉換、存儲等信息補充到電子檔案元數(shù)據中，對電子檔案數(shù)據遷移和轉換前后的一致性進行校驗，對接收的電子檔案載體保存5年以上。

交接手續(xù)完備性：無論何種檔案移交，交接雙方必須根據移交目錄清點核對無誤，并在交接文據上簽字蓋章，一式兩份分別由雙方單位保存。這是確保檔案移交準確性和責任明確性的重要措施，任何一方都需嚴格履行這一手續(xù)。

違反檔案移交規(guī)定將面臨相應處罰?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定“不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案，被責令改正而拒不改正的，由縣級以上檔案主管部門、有關機關對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分”；《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》規(guī)定，拒不按照國家規(guī)定向指定的國家檔案館移交檔案的，對有關責任人員，給予警告或者記過處分；情節(jié)較重的，給予記大過或者降級處分；情節(jié)嚴重的，給予撤職處分。這些處罰措施旨在強化檔案移交工作的嚴肅性，保障檔案工作依法依規(guī)開展。