（一）遵循分類(lèi)方案

歸檔文件需在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)展開(kāi)排列。

（二）事由結(jié)合時(shí)間

同一事由集中排列：事由可理解為具體事項(xiàng)、問(wèn)題或緊密相連的工作流程等。將同一事由產(chǎn)生的文件集中放置，能充分體現(xiàn)文件間的有機(jī)聯(lián)系。如一次會(huì)議從籌備、召開(kāi)到后續(xù)總結(jié)的所有文件，或是一項(xiàng)工程從立項(xiàng)、施工到竣工的相關(guān)材料，均應(yīng)歸為一組排列。

事由內(nèi)按時(shí)間先后：在同一事由范疇內(nèi)，文件依據(jù)形成時(shí)間的先后順序排列，先形成的文件在前，后形成的文件緊隨其后。這有助于還原事務(wù)發(fā)展的時(shí)間脈絡(luò)，清晰展現(xiàn)事情的進(jìn)展過(guò)程。

不同事由依時(shí)間或重要程度：不同事由的文件，可依據(jù)事由辦結(jié)時(shí)間的先后進(jìn)行排列，先辦結(jié)的事由對(duì)應(yīng)的文件排在前面；也可根據(jù)事由的重要程度排序，重要性高的事由相關(guān)文件優(yōu)先排列。

（三）成套性文件特殊處理

會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、內(nèi)部刊物等成套性文件，因其系統(tǒng)性強(qiáng)、利用時(shí)需相互參照，可集中排列。以會(huì)議文件為例，一場(chǎng)會(huì)議可能包含會(huì)議通知、議程安排、參會(huì)人員名單、會(huì)議記錄、會(huì)議決議等多類(lèi)文件，這些文件雖形成時(shí)間不一，但圍繞同一會(huì)議展開(kāi)，集中排列能確保會(huì)議相關(guān)資料的完整性，方便后續(xù)對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行全面了解和研究。統(tǒng)計(jì)報(bào)表也是如此，一套完整的統(tǒng)計(jì)報(bào)表涵蓋不同時(shí)間段、不同指標(biāo)的數(shù)據(jù)，集中排列便于對(duì)比分析數(shù)據(jù)變化趨勢(shì)。

（一）區(qū)分年度和保管期限

首先，要明確將不同年度的文件嚴(yán)格分開(kāi)，不能出現(xiàn)跨年混排的情況。同時(shí)，按照永久、30年、10年等不同保管期限，對(duì)同一年度內(nèi)的文件進(jìn)行分類(lèi)。

（二）按“同一問(wèn)題”或“同一機(jī)構(gòu)”集中

以問(wèn)題為導(dǎo)向：若以“問(wèn)題”作為分類(lèi)維度，如單位內(nèi)部將工作劃分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)開(kāi)展等不同問(wèn)題領(lǐng)域，那么在每個(gè)保管期限類(lèi)別下，將涉及同一問(wèn)題的文件集中排列。以黨群工作為例，在永久保管期限的文件中，把關(guān)于黨組織建設(shè)、黨員發(fā)展、黨內(nèi)活動(dòng)等所有與黨群工作相關(guān)的文件整理在一起，形成一個(gè)有序的子集，便于對(duì)特定問(wèn)題領(lǐng)域的文件進(jìn)行集中管理和查詢(xún)。

以機(jī)構(gòu)為依據(jù)：若按“機(jī)構(gòu)”分類(lèi)，在同一保管期限內(nèi)，將同一機(jī)構(gòu)產(chǎn)生或處理的文件歸攏。例如，辦公室形成的所有文件，包括通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等，無(wú)論其內(nèi)容涉及行政協(xié)調(diào)、后勤保障還是其他方面，都集中排列；業(yè)務(wù)部門(mén)的文件也同樣按照機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中，突出文件來(lái)源的機(jī)構(gòu)屬性，方便從機(jī)構(gòu)角度快速定位和查找相關(guān)文件。

（三）排列不同事由的文件

按辦結(jié)時(shí)間排序：在“同一問(wèn)題”或“同一機(jī)構(gòu)”的框架下，對(duì)于不同事由的文件，可依據(jù)事由的辦結(jié)時(shí)間先后進(jìn)行排列。

按重要程度排列：也可根據(jù)事由的重要程度來(lái)排列不同事由的文件。將單位的核心業(yè)務(wù)、重要決策等相關(guān)事由的文件放在前列，一般性事務(wù)的文件排在后面。例如，某企業(yè)在進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃調(diào)整和日常辦公用品采購(gòu)兩項(xiàng)工作時(shí)，戰(zhàn)略規(guī)劃調(diào)整涉及企業(yè)未來(lái)發(fā)展方向，重要性高，其相關(guān)文件應(yīng)優(yōu)先排列，而辦公用品采購(gòu)文件相對(duì)重要性較低，排在其后，突出重要文件的優(yōu)先地位，方便管理者和使用者快速關(guān)注關(guān)鍵事務(wù)的文件資料。

（四）排列同一事由的文件

時(shí)間順序法：同一事由內(nèi)的文件，按形成時(shí)間先后排序是最常用的方法。比如，在籌備一場(chǎng)活動(dòng)時(shí)，活動(dòng)策劃方案最先形成，接著是活動(dòng)預(yù)算申請(qǐng)，然后是活動(dòng)宣傳資料的制作文件等，這些文件按照各自形成的時(shí)間依次排列，能夠清晰呈現(xiàn)活動(dòng)籌備工作逐步推進(jìn)的過(guò)程，方便了解整個(gè)活動(dòng)從構(gòu)思到準(zhǔn)備實(shí)施的每一個(gè)環(huán)節(jié)。

重要程度法：根據(jù)文件在同一事由中的重要程度排列，將核心文件、關(guān)鍵決策文件置于前面，輔助性、過(guò)程性文件排在后面。

（五）串聯(lián)合并

完成上述各步驟后，需將所有排列好的文件子集進(jìn)行合并串聯(lián)。若按“問(wèn)題”分類(lèi)，按照黨群、行政、業(yè)務(wù)等問(wèn)題的邏輯順序依次連接各個(gè)子集；若按“機(jī)構(gòu)”分類(lèi)，則依據(jù)辦公室、綜合處、業(yè)務(wù)處等機(jī)構(gòu)設(shè)置順序，將不同機(jī)構(gòu)的文件集合依次排列，形成一個(gè)完整、系統(tǒng)的歸檔文件序列，涵蓋單位所有方面的文件資料，為全面、系統(tǒng)地查閱和利用檔案奠定基礎(chǔ)。

（一）保持一致性

在整個(gè)歸檔文件排列過(guò)程中，務(wù)必保持排列規(guī)則的一致性。從年度區(qū)分、保管期限劃分，到事由界定、文件排序，都要遵循預(yù)先確定的原則和方法。不能在一部分文件中按辦結(jié)時(shí)間排列不同事由文件，而在另一部分中又按重要程度排列，否則會(huì)導(dǎo)致檔案排列混亂，嚴(yán)重影響后續(xù)的檢索和利用效率。

（二）合理界定事由

事由的界定要合理且具有邏輯性。既不能過(guò)于寬泛，將多種關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)的事務(wù)籠統(tǒng)歸為一個(gè)事由，導(dǎo)致文件集合過(guò)于龐雜，難以查找；也不能過(guò)于細(xì)化，把緊密相連的工作流程拆分成多個(gè)瑣碎事由，破壞文件間的有機(jī)聯(lián)系。

（三）關(guān)注特殊文件

對(duì)于一些特殊文件，如跨年度完成的工作文件、聯(lián)合發(fā)文等，要特殊處理?？缒甓裙ぷ魑募筛鶕?jù)工作的主要完成階段或關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，將文件歸入相應(yīng)年度，同時(shí)做好備注說(shuō)明，以便查閱時(shí)了解文件的時(shí)間跨度和工作全貌。聯(lián)合發(fā)文涉及多個(gè)單位，在排列時(shí)應(yīng)確保文件在各相關(guān)單位的檔案體系中都有合理的位置，可協(xié)商確定統(tǒng)一的排列規(guī)則，或在各自檔案中注明文件在其他單位的歸檔情況，方便相互參照。