項(xiàng)目規(guī)劃

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，涉及企業(yè)的方方面面，必須做好規(guī)劃。通過規(guī)劃，分析企業(yè)信息化現(xiàn)狀、檔案工作現(xiàn)狀、檔案信息化現(xiàn)狀，繼承企業(yè)發(fā)展目標(biāo)和檔案工作發(fā)展目標(biāo)，分析企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館的內(nèi)外部環(huán)境，確立標(biāo)桿，再確定企業(yè)檔案數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、實(shí)現(xiàn)路線和實(shí)施效果的過程。因此，數(shù)字檔案館規(guī)劃的過程也是企業(yè)進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)可行性論證分析的過程。

項(xiàng)目立項(xiàng)

規(guī)劃方案是編制者智慧的結(jié)晶，但它僅代表編制者的觀點(diǎn)，受制定者自身學(xué)識(shí)、觀念、認(rèn)知、經(jīng)驗(yàn)等因素限制，規(guī)劃方案并不一定可行。為了使規(guī)劃方案更加科學(xué)合理，應(yīng)聘請(qǐng)單位內(nèi)外專家對(duì)規(guī)劃方案的可行性、科學(xué)性進(jìn)行評(píng)審論證，從而使它在作為后續(xù)工作依據(jù)時(shí)更加科學(xué)。

經(jīng)過規(guī)劃設(shè)計(jì)的項(xiàng)目方案僅僅是一張藍(lán)圖，要把藍(lán)圖轉(zhuǎn)換為現(xiàn)實(shí)，還必須有經(jīng)費(fèi)作保障。企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)要根據(jù)規(guī)劃中確定的經(jīng)費(fèi)需求，通過立項(xiàng)，將經(jīng)費(fèi)納入預(yù)算。一般來說，可將數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入兩種預(yù)算，一是納入企業(yè)信息化預(yù)算，二是納入企業(yè)檔案工作的固定資產(chǎn)投資預(yù)算。經(jīng)費(fèi)來源可以是國撥，也可以是自籌，或者國撥與自籌相結(jié)合。

項(xiàng)目實(shí)施就是把規(guī)劃方案中確定的藍(lán)圖轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的過程，這是數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵。它由前后相繼的一系列過程組成。項(xiàng)目實(shí)施是數(shù)字檔案館建設(shè)過程中用時(shí)較長、花費(fèi)較高的，需要投入較多人力物力，企業(yè)必須精心組織好本階段工作。

項(xiàng)目驗(yàn)收

經(jīng)過項(xiàng)目實(shí)施工作，數(shù)字檔案館建設(shè)基本實(shí)現(xiàn)了從藍(lán)圖到物理的轉(zhuǎn)化。但這個(gè)轉(zhuǎn)化是否成功，是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，需要通過驗(yàn)收來確認(rèn)。項(xiàng)目驗(yàn)收是數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目的里程碑節(jié)點(diǎn)，即對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程所有工作的總結(jié)評(píng)價(jià)。要通過驗(yàn)收，總結(jié)實(shí)施工作的得與失，對(duì)實(shí)施工作是否達(dá)到規(guī)劃方案所確定的目標(biāo)和任務(wù)進(jìn)行評(píng)判，為后續(xù)工作提供依據(jù)。

項(xiàng)目維護(hù)

數(shù)字檔案館建設(shè)是基于建設(shè)期間企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境、資源等約束條件來實(shí)施的。但隨著企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化，數(shù)字檔案館的建設(shè)需求也會(huì)發(fā)生改變，如功能模塊的增刪或修改、應(yīng)用范圍的擴(kuò)大或縮小、軟件硬件性能的提升等。數(shù)字檔案館要應(yīng)對(duì)這些變化，必須不斷地進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)。同時(shí)，數(shù)字檔案館作為一個(gè)信息系統(tǒng)，在運(yùn)行過程中也同其他信息系統(tǒng)一樣需要進(jìn)行管理，要有專門的人員對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行處理，對(duì)故障進(jìn)行排除，還要有專門的經(jīng)費(fèi)為功能模塊的更改、系統(tǒng)性能的提升等提供保障等，只有這樣，才能保證數(shù)字檔案館系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和正常使用。